在写作外交文书时，应认真遵守格式规范、文字通畅、内容得体、译文正确四项最基本的要求。

1.格式规范

在国际交往中，外交文书发挥着重要的礼仪作用，因此其写作格式必须中规中矩，符合有关规范。

一般来讲，在写作外交文书时，应参照既定的规范化格式行文，使标题、抬头、落款、日期以及礼仪用语等细节之处，完全符合规范化的要求。对于以下几点，在写作时尤须重视。

（1）国名。在外交文书中所出现的外国国名，通常应采用全称。特别是写于文书封套或正文抬头之处的国名，应一律使用全称。若同一国名出现数次，则至少应在第一次出现时使用全称。若该国习惯使用简称，则可使用其正式简称。但对有些特殊的国名，任何时候都不宜使用简称。

（2）称呼。在外交文书抬头部分所出现的受文人的姓名、职衔，一律使用全称。若以有关机构、组织、团体作为抬头，亦应采用其全称。当个人或机构、组织、团体的名称第一次在正文中出现时，一般都要使用全称，此后方可使用简称。

（3）人称。外交文书中所使用的人称，应当与其格式相适应。一般而言，正式照会、外交函件（电报）等均应以签署者的口气用第一人称写成。普通照会、备忘录等则应以机构的名义采用第三人称；在称呼对方时，亦应采用第三人称。凡以机构名义发出的外交函件（电报），通常均应采用第三人称。

（4）印章。凡需要盖印章的外交文书，一定要认真盖好。印迹要端正而清晰，印章位置要适当，一般以骑年压月、上大下小为宜。如印章带有国徽，国徽位于机构名称之上。

2.文字通畅

书写外交文书，因其事关国家形象、单位形象以及己方对待外方的立场与态度，因此必须做到文字通顺、表达流畅、语言优美、用词准确。具体应注意以下六点。

（1）逻辑严密。书写外事文书时，务必要在形式逻辑上前呼后应、一气呵成，使之无懈可击。

（2）文字精确。对于相关国名、人名、职称、时间、地点、数据、事件、史实以及法律、外交政策等，尤其不允许出现文字错误。因此，务必进行严格的校对。

（3）字斟句酌。在具体写作外交文书的过程中，必须字斟句酌，反复推敲，三思而行，既要做到不失礼貌、符合规范，又要做到用词恰到好处。

（4）注意标点。标点符号在外交文书中虽然所占篇幅不大，但其作用十分重要。倘若在写作中，标点符号当用未用，或者使用不当，就会产生歧义，导致重大失误。

（5）言简意赅。一般而言，外交文书的篇幅大都不长，书写时要做到言简意赅，短小精悍。

（6）书写工整。在撰写外交文书时，不论是手书还是打印，通篇均应干净整齐，字迹美观清楚，便于阅读。

3.内容得体

在写作外事文书时，对其具体内容应予重视。以下四点尤其不容忽略。

（1）语态庄重。外交文书语态应庄重而严肃，与其正式程度相一致。

（2）语气礼貌。在外交文书中，要自始至终表现自尊与敬人之意。

（3）层次清楚。外交文书必须条理清楚，层次分明。

（4）一文一事。在一般情况下，外交文书的内容讲究单一性，即应当一文一事。

4.译文正确

在国际交往中，外交文书通常均应以本国官方文字为正本，必要时附以外文译本。外文译本的具体文种，既可以是交往对象国的官方文字，也可以是国际社会所通用的英文、法文。但是，若非另有规定，外文译本一般只应使用一种外文。

附在正文之后的外文译本，通常采用不带机关名称的白纸，但应在其右上角注明“译文”字样。

我国外交文书的译文不必套用中文格式，但应当采用外文的习惯格式。按照常规，我驻外机构的一般事务文书，可直接使用其驻在国的官方文字或国际通用的外文。

需要使用外文时，应当确保其正确无误。这一要求，在任何情况下都不能改变。