外交文书又称外交文件、外事文书、对外文书等，是进行国际联络和外事活动时使用的专用文书，用于国家及其外交机关、派出机构、外交代表与他国及其外交主管机关之间，或国家与联合国等国际组织之间。外交文书是对外交往的书信形式，是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段，在国际交往活动中具有不可替代的重要作用。

从总体上进行分析，外交文书通常具有如下五个基本特征。

第一，形式众多。就具体形式而言，外事文书的种类纷繁复杂，用途不一，适用对象各异，发挥着各自不同的作用。

第二，内容丰富。从宏观上看，无论何种国际交往活动都难以离开外交文书的使用。因此，外交文书涉及的内容极其广泛。

第三，要求严格。外交文书总是以成文的形式面世，在不同程度上代表着国家、政府、党派、单位，因此不容出现任何纰漏。

第四，时效性强。任何文书的写作与使用，都受到一定的时间限制。外交文书的使用必须把握时机，不得延误。

第五，讲究礼仪。写作外交文书必须遵守礼仪规范。具体而言，大到其适用场合、适用时机、适用对象，小到其格式、用语、文字、用纸、印章，都有其固定的格式。