做好充分、认真的准备工作是保证迎来送往活动得以顺利进行的前提和基础。在国际公务交往活动中，迎来送往活动的准备工作，主要包括掌握详情、确定规格和时空、熟知程序三个方面的内容。

1.掌握详情

本着知己知彼的原则，东道方必须事先对有关情况掌握得详尽具体，细致入微。

（1）掌握外方状况。充分掌握外方的具体状况，是东道方做好迎送工作的基本保证。外方具体情况主要有五个方面的内容。

一是主宾的个人简况。如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、职称、党派以及文化程度、宗教信仰、生活习惯、家庭状况、政治倾向、业务能力、社会评价等。对其他来宾的个人情况，亦应尽可能地有所了解。

二是来宾的总体情况。如具体人数、性别概况、组团情况等。

三是来宾的整体计划。如来访计划，特别是访问目的、指导方针、大致安排等。

四是来宾的具体要求。对外方集体所提出的要求与主宾所提出的要求，应予以充分考虑；对于其他来宾的个人意见、建议，也要认真听取。

五是来宾的来去时间。对于来宾正式抵达和离去的时间，如具体日期、具体时间及其相关的航班、车次、地点，都应当掌握充分并予以再三核对，以免在具体工作中出现重大差错。

（2）了解己方要求。东道方的有关接待人员，尤其是接待工作负责人，一定要对己方的相关要求有全面的了解。尤其对以下几点要予以重视：一是接待方针。它具体涉及东道方有关整个接待工作的基本要求。二是己方的具体意图。它与迎送工作的具体操作及其结果有直接关系。三是礼宾规格。它是东道方所给予来宾具体礼遇的最明显的体现。四是礼宾次序。在同时接待多方来宾时，礼宾次序的正确运用关系甚大。五是操作重点。对于迎来送往过程中的某些重点环节，有关人员必须重视。六是有关预案。清楚了解某些用以应对临时变故的预备方案，不允许一知半解。

（3）关注他方反映。为慎重起见，在公务接待过程中，对其他各方对迎送活动的反映也应予以重视。一是官方反映。应首先关注各个国家、各个国际组织的正式表态。二是民间反映。注重搜集来自各国民间的反响，若对此完全不闻不问，必有失偏颇。三是媒体反映。及时掌握各种传播媒介的相关报道，并在必要之时做出相应的反应。因为在一般情况下，人们对国际活动的了解主要来自媒体报道。

2.确定规格

对来宾的迎送规格各国做法不尽一致。确定迎送规格，主要依据来访者的身份和访问目的，适当考虑两国关系，同时要注意国际惯例，予以综合平衡。主要迎送人通常都要同来宾的身份相当，但由于各种原因，如国家体制的不同、当事人不便出面、临时身体不适或不在当地等，也不可能做到完全对等，必要时可灵活变通，由职位相当的人士或由副职出面迎送。但无论如何，主人身份总要与客人大体相当，以同客人对口、对等为宜。在当事人不能出面时，无论作何种处理，都应出于礼貌考虑，向对方做出解释。另外，其他迎送人员不宜过多。有时，从发展两国关系或当前政治需要出发，对特定来访者会进行破格接待，安排较大的迎送场面。但为了避免造成厚此薄彼的印象，除非有特殊需要，一般都按常规办理。

在正式的公务接待过程中，宾主双方均对迎来送往的具体时间、空间十分重视，因为它不仅限定了迎送活动的具体范围，而且在一定程度上也直接影响着迎送活动的效果。具体而言，在公务接待礼仪上，与迎来送往活动的具体时空条件有关的礼仪规范，主要包括如下两个方面的内容。

（1）规范迎送活动的时间。在具体从事公务接待的迎送工作时，对于时间问题理应高度重视。其有关的礼仪规范，主要涉及五点：第一，须双方商定时间；第二，时间约定要精确；第三，要适当留有余地；第四，须反复予以确认；第五，严格遵守时间。

（2）规范迎送活动的空间。在规范迎送活动具体时间的同时，对于其具体空间亦应有所规范。所谓迎送活动的具体空间，通常是指用以进行迎送活动的具体地点。其有关的礼仪规范，一般包括下述五点。

第一，主方专断。通常，有关迎送来宾的具体地点，均由东道主一方自行定夺，对于被接待方，东道主仅仅需要进行通报而已，无须过多考虑对方的想法。

第二，空间开阔。

第三，环境良好。

第四，有所区别。按照惯例，在公务接待中迎送来宾的具体活动地点大致上可以分为四种：一是交通枢纽。大凡正式的、重要的迎送活动，通常都要在来宾抵达或离去的机场、港口、车站举行迎送活动。二是下榻之处。迎送重要的来宾尤其是来自异国他乡的来宾时，往往在其暂居之处进行迎送活动。三是办公地点。有时，迎送来自本地的客人或是暂居本地客人的活动，可在东道主一方的办公地点进行。四是礼宾场所。迎送重要来宾的活动，尤其是正式的迎送仪式，一般都在正规的礼宾场所举行。比如，我国为正式来访的国宾所举行的欢迎仪式，通常都在人民大会堂东门外广场或人民大会堂东门内中央大厅举行。

第五，相对稳定。一般而言，在国际交往中用于迎送来宾的具体地点，应当保持相对稳定，这样主方人员会比较熟悉情况、便于操作，同时又能避免来宾对不断变换迎送地点而有所评论。

应当强调的是，在条件允许的情况下，东道方在接待来宾时应尽量避免在同一时间同一地点进行不同的迎送活动，以免顾此失彼，或令外方互相攀比。

另外，在迎送外方来宾的具体活动中，东道方工作人员既要事事从大局着眼，明辨大是大非，又要处处从小事着手，关注具体的细枝末节，以防因小失大。根据一般经验，在具体的迎送活动中，东道方接待人员至少应对气象、交通、安全三大细节的基本状况予以高度关注：一是气象状况不可不察；二是交通状况不容回避；三是安全状况不得忽视。

3.熟知程序

就现代国际礼仪而言，凡属重大活动，皆应规定必要的程序，届时循序而行。在公务接待工作中，迎送外方的活动，特别是隆重而热烈的迎送仪式，更应如此。在一般情况下，对制定程序、规范程序、简化程序、执行程序这四个与迎送活动密切相关的程序问题，有关人员必须予以重视。

（1）制定迎送程序

公务迎送活动，特别是需要举行专门仪式的公务迎送活动，都必须事先制定活动程序，以保证迎送活动循序而行、井井有条。所谓程序，通常是指某项活动进行时的基本步骤与先后顺序。公务迎送的程序，显然指的就是公务迎送活动的主要环节与操作流程。对有关公务迎送活动的程序制定，主要有三方面的要求：一是必须制定程序。任何正式的公务迎送活动，不论是否举行仪式，都一定要事先制定必要的程序。二是程序必须详尽。既然迎送程序事关迎送活动的操作流程与进行步骤，那么就应当在制定有关程序时力求详细、具体、全面。三是必须上报批准。鉴于公务迎送活动的重要性，在制定重大迎送活动的有关程序时，有必要根据相关规定向主管部门及时报告，并在得到其正式批准后方可实施，切忌自行其是。

（2）规范迎送程序

从标准化、正规化的角度来讲，公务迎送活动不仅需要制定必要的程序，而且还需要对有关程序进行必要的规范。一般而言，用以迎送外方来宾的具体程序大致上可分为正式程序与非正式程序两种。

凡举行正规的迎送仪式，特别是举行迎送国宾的迎送仪式，均需采用正式的程序，以示接待工作的规格。出于对国宾的尊重，在举行迎送仪式时，一般需要升国旗、奏国歌、安排迎送队伍，并由摩托车车队为其车队进行护卫。在一些国家，还有在迎送国宾时为其护航、并通知外国使节到场的惯例。除此之外，各国在迎送建交国派驻本国的大使时，往往也会举行正式仪式，因为大使在国际交往中被视为其本国国家元首的正式代表。

除正式来访的外国国宾与外国正式派遣的使节之外，目前世界各国一般都不为其他外方来宾举行正式的迎送仪式，但迎送活动还是不可缺少的。非仪式性的迎送活动的具体程序，即为非正式程序。在一般情况下，迎送其他外方来宾的活动应由东道方邀请单位的负责人或者其正式代表出面组织，其程序通常应当包括迎送、陪车、会见、合影、宴请等，群众队伍一般不予以安排。这些具体程序，亦应由东道方有关单位按照惯例与来宾要求，进行必要的规范。若宾主双方关系较为密切、彼此相熟，常来常往甚至十分友好，则亦可视具体情况的不同，以其他表达亲切、友好、尊重、敬意的形式，来表达东道方迎宾时的喜悦与送宾时的祝福，而不必过分拘泥于普通的迎送活动程序。

（3）简化迎送程序

程序从简，是当今世界各国来宾迎送活动的一大趋势。在拟定迎送活动的具体程序时，东道方亦应在不失礼、不影响活动效果的前提下，对其进行必要的简化。一是通常不举行专门仪式：若非正式迎送外国国宾或外国使节，迎送活动一般不应安排专门仪式。二是尽量减少活动的环节：简化迎送程序的做法，就是减少其具体环节，只有这样迎送程序才有可能被简化。三是努力控制活动的规模：对迎送活动的规模应当有所控制，在参与活动的人数、到场领导的级别、参与陪同的人员、活动举行的时间及其具体的经费支出等方面，均应从简。

（4）执行迎送程序

不论是制定迎送活动程序，还是规范、简化迎送活动程序，都是为了追求其执行效果的最佳化。要做到这一点，有两方面必须注意：一方面，必须认真执行既定程序；迎送活动的程序一旦制定，有关人员即应无条件地、自觉地予以执行；另一方面，必须灵活机动地执行程序；在执行既定程序之时，必须既坚持原则，又善于机动灵活，随机应变，具有应对突发事件的能力。