美国作家约翰·丹尼斯说过一句尖锐却很实际的话:“时间不允许浪费。你必须高效率工作,活得像明天要死去一样。”
对于有拖延习惯的人来说,这无疑是当头一棒,他们总是觉得截止日期还早,不用着急,结果拖着拖着就过了最后期限。每件事都如此,一年下来就会浪费不少时间,而这些时间完全可以省下来,进行自我提升。
如果你平时就有拖延的毛病,那不妨主动把截止日期往前提一下,增加内心的紧迫感,给自己腾出一个“缓冲期”。如此,在发现问题的时候,也有时间来进行补救。按部就班地开展工作,就不至于在最后阶段临时突击,工作质量自然不会受影响。
好莱坞传媒大亨巴瑞·迪勒曾被员工称为“吸血鬼”。听起来很可怕,是吗?这样的绰号源自他善于督促员工。在担任派拉蒙影业公司总裁时,巴瑞·迪勒给人们印象最深的一句话就是:“抓紧时间,忘记上映日期吧!你的工作就是要尽可能地完成手上的工作。”
为了促使员工更快地完成工作,巴瑞·迪勒还会采用一些看起来颇为幼稚的方法。比如,给制作人员发放一张假的计划表,把所有的完成日期都提前一到两个星期。有下属曾经质疑他的做法,而巴瑞·迪勒的解释是:“这样的话,即便他们耽误了工期,你还是有时间进行补救的。”
确实,从心理学角度上来说,把截止日期提前,能够增强一个人的紧迫感,这样他们就会下意识地抓紧工作,觉得“时间不多”,不能开小差、不能走神。思想决定着行动,在这种紧迫感的作用下,人往往就能发挥出潜能,提前完成任务。
刚开始做文案时,M总是拖延,使得老板很不满意。毕竟,文案出不来,就会影响设计的进度,设计的样稿出不来,就没有办法跟客户沟通,整个流程就会被耽误。尤其是文案写出来后,还可能需要修改,前后又会耽误一两天。为了这件事,老板没少批评M,说这样的工作效率直接影响了公司的效益。
其实,M自己也知道,她有拖延的习惯。刚接到案子时,总觉得有三天的时间,绝对可以完成。第一天慢悠悠地在网上闲逛,名义上是寻找思路和灵感,有时一整天下来什么内容也没写出来;到了第二天,依旧停留在“找”和“想”的阶段,临近下班时,老板会问她有没有思路、进展到什么程度,此时,M就会感到心慌,想着晚上加班也要做出一个思路和框架来。到了截止日期,她只得匆忙地补充和润色框架,然后急匆匆地交给领导。由于大量的工作都是第三天才完成的,少不了会有错误和纰漏,M还得为此提心吊胆。
后来,她决心改掉这个毛病。当老板交代下任务,说三天内完成时,M就主动把完成日期提前一天。想到第二天就必须做出像样的东西,她就不敢再悠闲地看网页、刷微博了,而是会尽快确定一个方向和框架,做出大致的内容。待第二天,再把具体的内容完善,做出一个基本成型的样子。第三天上午,她会再检查、修改、润色一番,在中午时交给老板。经过了精心的审核,文案的错别字、病句等问题少了很多,且老板若提出建议,也能在下午就修改,等晚上下班前,整个案子就能漂亮地递交给设计部了。
仅仅把截止日期提前一天,M的工作就变得顺畅了很多,一来不再觉得那么烦躁了,二来内容质量好了很多,而且能加深老板对自己的信任。仅仅是一个小小的改变,就让M的工作状态发生了质的改变。
曾有一个试验,说教育专家让小学生读一篇课文,不规定时间,结果用了8分钟左右,全班同学才完成。后来,专家把时间规定在5分钟内,结果全班同学不到5分钟就全都读完了。这个试验反映了一个普遍的现象:对于不需要马上完成的事情,我们习惯于到最后期限即将到来时才去努力完成,这也被称为“最后通牒效应”。
既然我们都有能力或潜力在“最后通牒”来临前完成任务,那不妨就把这个截止日期作人为的调整。接到任务后,把最后期限往前挪一段时间,然后把任务分成几个阶段,计算好每一部分需要花费的时间,一点点按部就班地完成。这样的话,就能有效地避免因目标过大而产生恐惧、焦虑的心理,继而导致拖延,还能高质量地、轻松地完成任务。
金钱是可以赚取的,物资是可以生产的,唯独时间租不到、借不来,也买不着。我们要自觉地给自己树立一种危机感和紧迫感,不能悠闲慵懒地对待工作。时间掌握在自己的手上,要学会和自己比赛,始终走在时间前面,尽可能地超越自己、释放潜能,在开始一项任务前给自己规定一个完成期限,有了约束和压力,做事才会加快节奏,工作才能更有效率。