在商务交往中，因为各种各样的实际需要，我们需要对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是前来我方作客。这类性质的活动，被商务礼仪称之为邀约。

从交际这一角度来看，邀约实质上乃是一个双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士时，他不能仅凭自己的一厢情愿行事，而是必须发出邀请并且取得被邀请方的同意。作为邀请者，一定要端正自己的态度，做到礼仪周全，让被邀请者感受到尊重和诚意。作为被邀请者，则需要及早地作出合乎自身利益与意愿的反应。因此，不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当作一种正规的商务约会来看待，不可不拘礼节，随意行事。

在一般情况下，邀约有正式与非正式之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式，以表示自己对被邀请者的重视。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的。相对而言，它要显得随便一些。

正式的邀约，有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式。它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约，也有当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式。在商界人士的正式接触中，一般会采取正式邀约，也就是书面邀约。我们来看一下正式邀约的几种形式。

1.请柬邀约

在正式邀约的诸形式之中，档次最高，也最为商界人士所常用的当属请柬邀约。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请佳宾，才会被人视之为与其档次相称。如果你邀请对方参加的是一项大型的活动，或者对方地位较高，一般宜采用请柬邀约。

目前，在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文，是自左向右，自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文，则是自上而下的，自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统**际应酬。因此在这里将它略去不提。

在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。

另外，被邀请者的“尊姓大名”没有在正文中出现，则是因为姓名一般已在封套上写明白了。但如果要在正文中再写一次，也是可以的。在正文中，“请柬”二字可以有，也可以没有。

在对外交往中使用的请柬，应采用英文书写。在行文中，全部字母均应大写，应不分段，不用标点符号，并采用第三人称。这是其习惯做法。

2.书信邀约

以书信为形式对他人发出的邀请，叫做书信邀约。比之于请柬邀约，书信邀约显得要随便一些，故此它多用于熟人之间。

用来邀请他人的书信，内容自当以邀约为主，但其措辞不必过于拘束。它的基本要求，是言简意赅，说明问题，同时又不失友好之意。可能的话，它应当打印，并由邀请人亲笔签名。比较正规一些的邀请信，有时也叫邀请书或邀请函。在装帖与款式方面，邀请信均不必过于考究。其封套的写作，与书信基本相同。

3.传真邀约

传真邀约，指的是利用传真机发出传真的形式，对被邀请者所进行的一种邀约。在具体格式、文字方面，其作法与书信邀约大同小异。但是由于它利用了现代化的通讯设备，因而传递更为迅速，并且不易丢失。此外，还有一种电子邮件邀约，其作法基本与传真相似。

4.电报邀约

电报邀约，即以拍发专电的形式，对被邀者所进行的邀约。电报邀约与书信邀约在文字上，都要求热情、友好、恳切、得体，除此之外，电报邀约在准确、精练方面要求得更高一些，这是由电报这一形式本身所决定的。

电报邀约速度快，准确率高。因此多用于邀请异地的客人。在具体内容上，它与书信邀约大致类似。

5.便条邀约

在某些时候，商界人士在进行个人接触时，还会采用便条邀约。便条邀约，即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人带交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便。然而因其如此，反而往往会使被邀请者感到亲切、自然。

便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应干净、整洁为好。依照常规，用以邀约他人的便条不管是留交还是带交对方，均应装入信封之中，一同送交。仅一张简简单单的邀请条来来去去，则不甚适宜。

不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好。通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，以便对方有所准备。临时发出邀请，尤其是重大活动的邀请，会让对方措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。

为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方能否到场必须作出答复。通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”，“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。

另外，为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，循例要将与邀请者联络的具体方式，一一详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码、传真号码、电传号码、电子邮箱号码（网址）、邮政编码、电报挂号、寻呼机号码、联络地点以及通信地址等。以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。

需要注意的是，发出邀请一定要提前，以便给对方时间安排。中国人请客有个不成文的规矩：提前三天通知叫“请”，提前两天通知是“叫”，当天通知为“抓”。也就是说，你要请人吃饭就要事先下帖子或口头通知，让对方有足够的时间来安排准备，而主人的礼貌和诚意如何，也可以从通知的时间上看出来。正式的宴会更不能临时“抓人”凑份子，正确的做法是：请柬应该提前一周至两周发出，以便被邀请者早做安排。如果对方因故不能出席，主办方也可以早做调整。

有时候邀请失败并不是因为对方对这个饭局不感兴趣，而是你邀请的方式让对方觉得不恰当，没有受到尊重。因此，要想成功的邀请到自己的客人，必须采用正确的方式。

那么，下面我们再来简单说一下邀请的禁忌，大体上，这里有两点我们需要格外注意：

1.切忌不够坦诚。我们向别人发出邀请时，应坦白地告诉对方邀请他前来的主要内容：是商务活动还是纯属个人性质的聚会？如果是商务邀请，那么一定事先做好沟通，另外，不要提及销售、会议这些内容，也不要支支吾吾，就大方明了地告诉对方，邀请只要是为了获得见面的机会。

2.如果同时邀请多人，那么就要注意，看他们彼此之间是否相识，如果不相识，那么最好分开邀请，以免在相处时影响气氛。另外，邀请的对象也不要太多，否则照顾不过来更是一种失礼。

在了解有关邀请的礼仪和禁忌以后，女士应该再不会为不知道组织商务会议和家庭聚会而发愁了吧！事实上，只要我们礼仪周到，真诚邀请，就不怕对方不欣然参加。