任何一个管理者几乎每天都要收到许多数据和报告之类的信息，如何面对和有效地处理这些信息是一件令人非常头疼的事情，如果处理不好，不仅每天疲于应付，而且会导致工作效率低下。
要改变这种局面，管理者就要对这些信息加以鉴别，分清轻重缓急，先处理重要的和紧急的，后处理不重要和不紧急的，甚至忙不过来可交给其他人员去办，切忌抓到什么做什么，眉毛胡子一把抓。
美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。
艾维·利声称自己可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，而它能让他公司的业绩提高50%。然后，艾维·利递给舒瓦普一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”
舒瓦普用了5分钟写完。
艾维·利接着说：“现在，按每件事对你和你公司的重要性用数字进行排序。”
舒瓦普又花了5分钟写完。
艾维·利说：“好了，现在请你把这张纸条放进你的口袋里。明天早上你要做的第一件事情就是把纸条拿出来，做第一项最重要的事。不要看其他的，着手办第一件事，直至完成为止。然后，用同样的方法对待第二件、第三件事情……直到你
下班为止。如果第一天你只做完了第一件事，不要紧，因为你总是在做最重要的事情。”
艾维·利最后说："每一天，你都要这样做。刚才你也看见了，这个方法只需要10分钟时间。当你对这个人方法的价值深信不疑了之后，让你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后你再给我寄支票，你认为它值多少钱你就给我多少钱。”
一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去了一张2.5万美元的支票，里面还附了一封信。信中说，那是他一生中最有价值的一课。
五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维·利提出的方法功不可没。
每个经营管理者每天都会有很多事情缠身，但如何理顺程序，分清事情的轻重缓急是很重要的，当你将它们按重要性进行排序，并坚持这个原则去做，你会发现再也没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
以下几点是管理者只需要一分钟时间就能够改变管理弱点的具体方法。
1.分清管理者的工作是什么
调度公司的资源，将企业的工作重点投入能够产生最大经济业绩的机会当中。
听起来平淡无奇——的确也是如此。但是，在对各个企业中的资源和工作按实际分配的情况进行分析之后，我们所看到和发现的是，大量的时间、工作、注意力金钱首先是投向“问题”而不是机会。
另一种情况则是投向一些无论做得再好对业绩也没什么影响的方向上。
2.管理者所面临的最主要的问题是什么
如果人们对“有效”和“有效率”的差别分辨不清的话，他们也就同样分不清“做正确的事”和“正确地做事”,“以极高的效率完成根本不需要做的工作，是最大的无用功”。我们真正需要的是：辨认何为效益(或最佳成果)的方法；如何做到专注于这些方向。
3.有哪些原则
(1)集中精力做大事，把小事情放一边
有句话说，一个人一生中只能做一件事。排除极个别天才人物，绝大多数成功者都是致力于一件事情，数十年如一日地做，做好了再追求更好的。
因为万事艰难，而人的能力与时间又极为有限，贪多往往会让人一事无成。
所以，卓有成效的领导者总是把重要的事情放在前面做，一次做好一桩事情，而不懂管理的一些领导就刚好相反，面前的报告和数据多是拿到什么就做什么。
(2)摆脱昨天
学会集中精力的第一条办法就是善于摆脱已经不再有价值的过去，不要被昨天繁杂的文件和思想困住脚。卓有成效的领导者会定期对自己及下属们的计划进行回顾和检查。他会提出诸如此类的问题：“假如我们尚未做这件事情的话，现在我们该不该来做这件事情?"
除非答案是肯定的，不然他们就会放弃这件事情或者会把它搁置起来，至少不会再将资源投入到已不再产生价值的“过去”中去。
最为可怕的是企业在昨天寄予极高期望的产品，但现在的状况却并不好，却也不至于完全失败。许多企业对此类"鸡肋”产品，是“欲爱不能，欲罢不成”。客观地说，无论再投入多少资源恐怕都不能起死回生。然而，由于领导者和技术人员在其中倾注了太多的心血，要做到放弃它们很难。企业往往以感情代替理智，试图不惜一切代价使这种半死不活的产品风光起来。
结果，“几乎就要成功的产品”成了企业的吸血鬼。英特尔就曾被计算机产业折磨得奄奄一息，后来专心做芯片，才重振雄风。
许多企业并不缺少新的想法，但内部复杂的环境和僵化的机构扼杀了它们。企业不在好想法上下真功夫，是根本不可能成功的。相反，只要企业定期审查各种活动，把不再有效益的部分加以删除，即使最顽固不化的机构，也能在激发创造性上做出巨大的成绩来。
(3)决定工作的先后次序
领导者改变管理的弱点是：重要的事情先做。倘若领导者忙于眼前的事情，而把真正重要的事情缓一缓，等于是把成功的机会放在一边了。这样便很难做到卓有成效。
(4)好钢用在刀刃上
重要的事情先做，要求领导者摆脱昨天，勇于创新。不是去忙忙碌碌地解决问题，以极高的效率正确地做不正确的事，而是关注外部世界，把握机会，做好正确的事，这样才能给企业带来最佳的效益。
企业应当集中力量搞好创造了80%的业绩的20%的业务，而不要把80%的收入和精力投到只能带来20%的收益的80%的业务中去。