作为社会人，每个人所担任的社会角色都是多方面的。比如说，一个人是厂长，在家庭里面，他同时又是父亲、丈夫、儿子。不同的社会角色要求他承担的社会责任不同，因而要做的事情也就相当之多。如果处理不好，就会忙乱被动，成为一个忙忙碌碌的事务主义者。所以我们必须学会简化事务处理，提高解决每个问题的效率。

而通过以下介绍的简化方法和技巧，你会发现，它将会让你发挥更高的工作效率，更快地处理要做的事，从而使你更加悠闲，没有压力。在我开始进行这个简化的方法前，我们先来看看常用的时间管理体系包括哪些因素和程序。

第一，捕捉想法。所谓捕捉，就像蜘蛛逮蚊子一样，只要大脑中的想法出现，马上写下想到的那件事。在一定时间内记下你能想到的所有事情。

第二，整理事务。整理你的备忘录或记事本，将每件物品都放在适当合理的位置。

第三，分析环境因素。根据你目前正在做的事情和你现在所处的情况，将你的计划表划分成几个小部分。在你现有的处境、时间和精力允许的范围内，你可以做任何需要完成的工作。基本上，你可以随时决定你要做的事情。

第四，设定时间提示。就是在一定的时间节点提示你下一步应该做什么。

第五，分门别类。你可以使用简单的字母体系，这样比较容易把你当前正在做的事情进行归类。

第六，目标。你应该站在更高处看你的目标和那些在每周回顾中应该完成的任务。

第七，每周回顾。一周过去，回头检查一下，你列在规划系统中的每件事情是否各就各位，都在如实进行。

第八，“某天”“等待”。留一点空余，这对你目前暂不打算做的事情和你必须等待别人配合才能完成的事情特别的有用。

第九，重新定义事业。任何需要你投入专注的精力，需要一个以上的实际行动来完成的事情都可以视为你的事业。

以上这些是传统的时间管理体系最基本的要素或说步骤。我们可以对它加以改进，进行简化。简化之后，你就不必做一些原本必须要做的事情，节省不少时间去完成你真正应该做的事情。下面就是如何简化体系的步骤：

第一，减少你的任务。在你整理之前，可以避免的事情尽量砍掉不做。如果只有3件事情需要你完成的话，实际上你并不需要对它们作出安排。这时你应该怎样简化时间呢？减少一些你需要做的事情。你可以减少任务，将任务分配在不同的时段完成，将有些任务推迟完成，不必做一些不那么紧急的任务。

第二，关于捕捉。将大脑中可以想到的想法都记录下来之后，接着你要作一个整理、分析，然后在行动开始之前，把重要的、必须当天完成的任务挑出来。你可以随身携带一个便利的笔记本，随时将事情记录在里面。

第三，确立重中之重。明确了一天应该完成的所有任务，接下来问自己：哪3件事是这一天最重要、最应该完成的呢？找到答案后，将它们记录在你笔记本的最开始一页，如果采用电子记事本的话，那就将它们在电脑桌面最上端标明。接下来你需要集中注意力分别完成3项任务，注意做每件事时保持精力高度专注，体现最高的效率。如果到晚上睡前完成了这3件事情，那你会感到今天很有成效了。

第四，集中解决。除了重要和重中之重的事情以外，一天之中你还需要处理很多的琐事，不要因这些琐事影响了最重要的事情的完成。为了让自己工作更有效率，将这些杂事整理成一件事，然后找个时间段集中处理，最好是在工作时间将要结束之前来处理这些事情。比如，在上午工作快结束时、午饭开始之前的小时间段里集中处理你的邮件；或下班之前理清你的个人文件，包括电脑里的和桌面上的。你可以在笔记本的下端列一个集中处理这些任务的列表。

第五，确立核心目标。目标的重要性不言而喻。但是太多的目标反而会使你分散注意力，以致你最终或许一件事情也没有完成。让我们来制订简单的目标系统：今年上半年我努力完成一个小目标，下半年完成另外一部分小目标，今年我就集中注意力完成这一个目标。将时间范围缩短，选择一个更小的任务，要求自己在下一周或者接下来的两周完成。然后便可以确立每天的目标，每天都朝着这个短期的目标努力工作。提醒自己，每天的重要任务中至少包括自己短期必须实现的目标中的任务。朝着一个目标奋斗，不要太多，你就会实现你的目标。

这就是简化事务处理的步骤和具体方法。它能让你将注意力集中在最重要的任务上，提高了你的工作效率，将你的工作量保持在一个较为合理的范围内，使你不至于整体处于高度的繁忙之中，同时又能高质量地完成你应该完成的任务。但是，在这个简化体系中，有些细节你需要加以注意。

第一，对于工具，建议你使用小巧的、便于随身携带的记事本，这个足够。你可以将所有能想到的事情都记录在本中，然后从中确定你认为最重要的事情，并将其他不重要的事简化为一件事，分别在上面写下你的目标。如果你只有一个工具的话，你就不必担心你有太多的任务需要完成。

第二，关于每周回顾。如果你没有太多的任务要完成的话，这一点并非必须。但是，你可以花上短短的10分钟，来思考一下你下周应该完成的任务，确保到下周你可以将注意力集中在某一个或两三个目标上，这对你更好地利用时间是非常有帮助的。

第三，关于“某天”“等待”，如果你想将这些也列入后面的简化体系，或许也可以发挥作用，这要看你面临的实际情况了。但如果你能做到将所有任务、事业、事务体系以及每日的生活都进行有效简化，那么就没有必要说“等待”“某天”。

第四，关于分门别类也不是每个人都用得上。你可以运用网络工具，比如谷歌的Docs、Gmail和Picasa等，将要做的事情记录在网络上，使用那些工具来归类。如果你需要其中的任何文件，都可以直接上网查询。

第五，对于时间提示，学会了简化你的任务后，你就用不上它了。你可以使用谷歌日历来记录较为复杂的外景工作，以便尽量减少使用时间提示。但在提醒跟孩子有关的活动，或与牙医或医生的预约方面，最好还是使用时间提示。

总而言之，任务越少，你越不需要去整理它们。你可以高效率地完成更少的事情，也就是说，你只需将注意力集中投入到能够带给你最大回报的任务之上。因此，你需要学会运用最简单的时间管理体系和工具，尽量减轻自己的压力。