天天忙碌、奔波，你是否以为这样自己就会走向成功？一起领会时间管理法则的四象限分析法，它会让我们的时间产生更高的效能，工作不再是负担。成就高效的卓越管理者成功实践了时间管理法则的四象限工作法。
在传统的时间管理观念中，人们划分事情的优先级一般是单纯依据紧急程度一个因素。只要是被大家认为紧急的事情，就最先予以处理。这样导致了一种怪现象的出现：职场人尤其管理者，每天花大量时间处理那些“紧急”的事情。一眼看去大家天天都在“救火”，经常忙得焦头烂额，不少人从这种极度的繁忙中获得成就感。难道这种单纯的、一刻不停的忙碌真的为所有人喜欢吗？越忙碌就表示收获的越多吗？答案是不一定。对紧急的事情还可以从另外一些角度分出不同种类，重要的和不重要的，能创造长期价值的和不能的，可以马上做的和不用马上做的。
《高效能人士的七个习惯》的作者——管理学大师史蒂芬·柯维，根据“重要性”和“紧急性”两大因素，提出时间管理的“四象限”法。他根据重要性和紧急性两个不同的角度，将工作者的日常事务分为四类：第一类重要又紧急；第二类重要不紧急；第三类紧急不重要；第四类不重要也不紧急。下面对四个象限分别进行逐一说明。
第一象限：既重要又紧急的事。例如接待客户投诉、面对难缠的客户、即将到期却没完成的任务、短期财务危机、身体生病必须住院手术等。这类事情出现的原因有一部分是因缺乏有效的工作计划，使原本“重要但不紧急”的事转化成了这种事情。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很可能会变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变得迫在眉睫。
第二象限：重要但不紧急的事。如建立人脉网络、人员培训、制订防范措施、长期的规划、向上级提出问题处理的建议等。说它重要，是因为从长远看，这些事情无论对于集体还是我们个人的成长都有着积极意义。但这种积极意义眼下并不能体现出来，所以不紧急。忽视这个象限的事务，将可能导致第一象限的事务增多，使我们陷入更大的压力，以致最后疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域，做好事先的规划、准备与预防措施，很多紧急的事将可于无形中被避免。因为这些事的作用当前不可见，所以我们必须催促自己主动去做这些事。
第三象限：紧急不重要的事。上厕所、电话、会议、突来访客等都属于这一类。表面看有些事似乎是第一象限的，因为旁人或上司的观点和态度会让我们产生“这件事很重要”的错觉，实际上我们要看清，那是对别人而言，我们应有自己清晰的判断。如果花大量时间在这方面，那等于是将自己的时间贡献出来，去满足别人的期望与标准。
第四象限：不紧急也不重要的事。如阅读易使人上瘾的网络小说、看有悬念的电视剧、上网聊天、查看邮件、写网络博客等。这些事情作为休闲娱乐的部分，在时间非常闲散、工作任务不紧张的情况下适当做做倒不影响什么，但一定要注意适度。比如看某个专题新闻，点开链接后接着看到其他标题很新颖的同类报道，还要看评论，这么一路看下去，半小时、一小时不知不觉就流逝了。对其他在线娱乐活动，也要记得控制时间，不可将整晚时间都耗在上面。
按一般的处理顺序，我们理所当然地按照四个象限的排列顺序来处理大多数事情。现在，建议你回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？特别注意，第一象限和第三象限比较容易混淆，区分时要仔细斟酌。有些一时急迫的事很容易被误认为也是重要的事。而区别两者的关键就在于，看这件事是否有助于促进某个重要目标的完成，如果不是，那就归入第三象限。
然而，经过大量调查后，史蒂芬·柯维发现，多数人都短视、急功近利，他们把时间主要花在第三、第四类事务上。把主要时间花在第一类事务上的人长期处于无限压力中，整天忙于收拾残局，应付危机。而把时间都花在第二类事务上的人，完成工作的时间比平均水平缩短了两小时，也很少遭遇另外3类事务。这正是所有职业者向往的理想工作状态。
柯维解释说，之所以会这样，是因为把时间都花在第二类事务上的人，他们不自觉地使用了“时间管理”的方法。他们能够持续做“重要不紧急”的事情，然后就会发现，既重要又紧急的事情慢慢地减少了。从此，他们的工作变得越来越轻松，正对应了一句古话“磨刀不误砍柴工”！
从统计学的角度出发，柯维认为，人们应该把65%～80%的工作时间投入在“重要不紧急”的事情上；对“重要又紧急”的事务只需分配20%～25%的时间即可；而“紧急不重要”的事务只能占15%的时间；“不紧急也不重要”的事务则应该严格控制在你总时间的1%以下。
众所周知，太阳是宇宙中的一个巨大火球。但是地球上的一张纸它都烧不着，而一根火柴却可以把纸点燃。为什么？因为相距太远了，太阳的光热到达地球的过程中，能量的大部分被中间的大气层损耗掉了。联想到我们的工作，道理是相似的。如果你的精力太分散，没有集中或聚焦某个长期目标，即便懂得很多时间管理四象限的理论，你也很难做到努力创造时间的价值。所以除了学习、参考以上理论之外，我们在工作中也要“聚焦”。