时间管理中，只要把日常工作格式化，就可以防止工作的错误与疏忽。为了使工作有效率地进行，最好把各种常规工作格式化，即把来自经验的诀窍格式化。这么做的话，不管在何时何地，任何人都可以采取最好的方法，在没有错误的情况下开始工作。这种工作格式化的思路和做法，在职场管理者和普通员工之间运用得较为普遍。不过格式化对高难度或者复杂的工作情况，则比较难以开展。

在日常工作中，有些管理者认为可以大幅度地活用格式化。实际上，由于下属对业务不熟悉不明白，难免引起错误及疏忽，不仅限于专业工作，就是日常的工作也不能例外。例如，你在办公室忙于紧急事务，委托别人替你听电话，并要求记录下电话的内容。如果等你看到记录的内容后，不明白来电话者的意思，你就得去请教代劳者。类似的情况如果在一天里发生几次的话，你在时间管理上的损失就很惊人了。就算你能够责备代劳者，也无法解决问题。但是，假如事前你提醒代劳者注意一下记录电话的格式，那结果会是另外一种情况。在管理者的办公室里，从专业的审查书类的写法，到电话的应答、邮件的处理等日常业务，都有规范的格式要求，而且全部的工作人员都应懂得其中的诀窍。每当有新职员进入公司，都必须弄懂所谓的“格式”。在决定格式之际，有一件事必须特别注意，那就是不能一开始就期待完整。不管期待如何的完整，仍然会发生意外的事情。因此，必须在这种情形下规定格式，经过实际运用后，再不断地添加内容。

在格式规定上，不妨添加进一些平常不易注意到的细节信息。比如，对于某类要出门去办的事，在格式上可以做出以下备注：走哪条路线最近，大约需要多少时间，哪个时段乘车去比较不拥挤，哪个受理窗口服务态度比较好等。这些看似不重要的信息，对顺利、高效地办理事情效果非常好。有些时候，由于忽略了某个细节信息而导致白跑一趟的事情也会发生，那样的话岂不是对时间与精力的白白浪费？而若运用格式进行备忘的话，就如画出了一幅指示到达某个目的地的地图。为了让人看得明白，必须像地图上的标注那样进行详细说明。

另一方面，对于经常重复的工作，只要敢于怀疑，提出新的工作方法，就可以提高效率。很多人经常抱怨，上班所做的工作老是千篇一律，实在叫人提不起精神。依照上司的命令，遵照流程，我们大多人所从事的工作都是周而复始的，确实难以天天保持热情高涨。不过，对于重复性工作，只要不盲从一贯的做法，自己积极开动大脑想出一些新点子，工作也能够使你感到趣味盎然。

还有，除了凡是有一定工作经验的职场人，都应该清楚自己的精力能够集中到什么限度，才可以有针对性地提高效率。干劲十足当然是好事，然而一个人能够集中精力做事的时间总是有限度的。如果无视这点，只一心一意地面对桌子坐着，仍然不能提高工作效率，反而会使它不断地降低。你应该清楚自己在哪些时间段最能够集中精力，然后将重点工作安排在这些时段，以便高效完成。

一般来说，一个人能够持续集中注意力做一件事的时间，平均约为90分钟。遵循此规律，学校的课堂时间，一部电影的放映时间都设定在90分钟左右。当然，电影比较特殊，单部时间长度一般超过90分钟。同时，根据工作内容和个人兴趣的不同，每个人能够集中精神的时间也存在差异。一个显而易见的道理，对自己感兴趣的事情，一般人都能做到集中精神两三个小时。反之，越是自己不感兴趣的东西便越不能对其全神贯注。无论兴趣的有无，人在工作时总难免受环境影响，比如窗外突然响起的剧烈噪声。

因此，我们要做的最重要的一件事，就是要学会从经验中找到自己的精力活跃曲线。如果你认为自己集中精神的限度为60分钟，那就全力投入于60分钟的工作。工作一小时后就休息一会儿，待精力适度恢复之后，再集中精神接着工作，这样，工作效率会在无形中得到提高。