一、社会信息管理的任务

信息是管理的基础资源，经过人们加工可以表现出它在管理、活动中的巨大价值。但是，由于社会的发展，人类面临要处理的信息量越来越大，以致于靠手工在图纸、单据、表格上的加工转换传递可能会使信息丧失在管理中的效用。计算机的发展使信息的作用在现代管理中得以充分地发挥。管理信息的处理与计算机的结合对现代管理产生了深远的影响。

在工业发达国家中，信息管理与计算机的结合使许多部门和企业调整了原来的管理模式，建立了直接面对总经理的信息系统部门，使最高决策层可以直接及时地获得第一手信息，减少了中间环节，改变了管理的组织结构。将信息管理系统与信息自动处理结合，还可以大大减少管理人员的数量，降低管理成本。处在计算机时代的社会信息管理对现代管理的作用，可以归纳为以下几个方面。

第一，社会信息管理必须提供社会管理对象运行的一切情况，以便管理者作出全面、准确、及时的决策。决策和计划的科学性是进行科学管理、实现最佳管理成效的根本前提，而完整准确的信息又是决策和计划的科学性的基本前提和先决条件。人类任何生产活动都通过一定的信息形态反映出来，如生产中出现人、财、物的浪费，常常就表现为生产成本的上升和生产效率的下降。这一信息经过社会信息管理系统的处理就成为管理者采取相应管理措施的依据，并通过对领导者正确决策的有效支持产生巨大的经济效益。同时，管理者的指令也是以管理信息的形式渗透到管理对象中去。

第二，社会信息管理是社会管理过程中进行整合和沟通的工具与媒介。管理活动总是伴随管理信息的产生、传递、贮存和处理。为了使社会管理系统中各个部门的协作能够配合一致，使各个层次、各种活动及其各个环节相互协调、衔接和统一，保持系统内外的动态平衡，还必须借助信息这一“神经系统”，上传下达，相互沟通，实现管理系统中各部门、各层次和各个活动环节之间的广泛联系。随着现代通讯技术不断提高，信息的媒介作用被更加充分地在管理中体现出来。

第三，社会信息管理使社会管理活动本身与外界产生最广泛的联系。现代管理对象往往是一个复杂体系，各部门之间、局部与整体之间、系统内外之间都存在着千丝万缕的联系。因此，从某种意义上说，管理就是通过一定的思想、理论、方法和手段，把各方面结合和联系起来，使它们协调配合，充分发挥人力、物力和财力的作用，实现管理对象的优化运行的过程。信息作为管理媒介的具体体现，就是将管理系统从上到下、从内到外联系起来。在开放的社会管理系统中，社会信息管理可以将管理对象与对象外部之间更紧密地联系起来。

总之，社会管理过程是通过决策、计划、组织、控制等职能进行的，其中每种职能的实现，都离不开对信息的处理，而且社会信息管理本身就是一个信息处理过程。从这个意义上说，社会管理工作可以看作是一种以信息处理为中心的工作，离开了社会信息的处理，也就谈不上社会管理。

二、社会信息管理的基本要求

社会信息管理要能有效地发挥其作用，实现社会管理的各项职能，必须满足以下基本要求。

1.完整性

提供给管理者的必须是全面反映社会管理系统及其环境的完整信息。只有在这种情况下，才能找出管理过程中事物发展的规律和趋势，从而能制定出科学的决策和计划。反之，信息不全，就会影响人们对事物及其规律的正确认识，就有可能导致决策和计划的失误。

社会信息管理的完整性要求，具体体现在时间、空间和内容三个方面。从时间上说，要求全面收集、加工和传输有关社会管理系统及其环境的历史信息、现时信息和未来信息；从空间上说，要求全面收集、加工和传输反映整个社会管理系统及其各个层次、各个区域管理的宏观信息和微观信息；从内容上说，要求全面收集加工和传输反映各个社会活动领域和各个部门的情况与动态的有关信息。

2.准确性

准确性是指社会信息管理所收集的一切信息要做到真实可靠，也如实地反映客观事物的特征及其变化情况。准确是信息的生命，也是信息价值得以实现的根本前提。信息只有真实地反映管理系统和管理过程的实际情况，才能有助于各项管理职能的实现。努力确保信息的准确性，是保证决策、计划的科学性和管理的有效性的重要前提，因此准确是社会信息管理的基本要求之一。信息的准确性包含两层含义：第一，每一条信息的内容必须是真实可靠的；第二，一系列信息组合必须能够准确地反映客观事物的整体。这也说明信息的准确性和完整性是密切联系的。

3.适用性

适用性是指社会信息管理必须适合社会管理的需要，必须是对实现社会管理职能有用的、有效的。信息的适用性和信息的价值是不可分割的，信息只有适合社会管理的需要，被管理者所利用并管理有效，才能实现其管理价值，无用信息的价值等于零。

社会管理要求收集和传输完整的信息，但是对信息的完整性要求是以有效性、适用性为前提的。无用的信息对于社会管理来说完全是多余的，而信息的多余与不足一样，都不能适应社会管理的需要。因此，必须根据社会管理的需要，依据管理过程中各个环节所要完成的任务，区分有用信息和无用信息，只让那些适合管理需要、为完成任务所必需的信息在管理系统中循环，而对无用信息则应尽量除去。同时，对输入的原始信息要有针对性地进行处理，并把它们删减、整理、浓缩成能直接运用于社会管理的加工信息。

4.确定性

确定性是指提供给管理者和管理对象的信息，应当是易懂而完全确定的，不需要事后再加以解释。信息的确定性取决于它的单义性，也就是说，信息的内容和意义应当是单一而确定的，不允许有不同的解释。信息的收集、加工和传输都是为了应用，而信息只有被接收者所理解才能加以应用。在这里，接收者对信息的理解是否准确、一致，直接关系到信息的价值和效用能否实现以及实现的程度如何。单义的、确定的信息，可以被接收者准确地理解和运用，从而在管理活动中保持信息意义的同一性。只有这样，信息对管理的价值和效用才能得以实现。要满足信息的确定性要求，在信息工作中必须做到使信息加工结果标准化、规范化、通用化。

5.及时性

及时性是要求在社会信息管理中要做到及时收集、处理和迅速传递信息。它包括两方面的要求：一是要适时记录已经发生的种种情况和问题，并及时地进行加工处理；二是要以最快的速度把信息传递给决策部门和管理机构。社会管理信息大多具有很强的时效性，其价值和效用与提供的时间成反比。能及时、准确地将信息提供给决策部门和管理机构，对于制定决策和计划，进行组织和控制，能起到举足轻重的作用。要满足信息的时效性要求，需要采取现代化的传递手段，充分运用灵敏高效的信息网络和信息高速公路，及时收集和传递各种有用信息，提高信息传递速度。

6.经济性

经济性是要求在社会信息管理中对于信息的获取和利用应考虑成本效益问题，尽量以较少的费用支出去获取较多的有用信息。信息的收集、加工和传递，都要付出一定的代价，支出一定的费用，如果所花的代价太大，成本过高，就会降低信息使用所带来的效益，甚至会产生负效益，信息的价值和意义同样难以体现。因此，要比较获得信息的费用与利用信息的效益，看看是否合算，要注重经济效益，提高信息处理设备和信息自身的利用率，降低管理费用。