整合机制的构建，首先要确定整合的要素。我们认为，公用房日常使用管理机制整合的要素包括：资源要素，即人力、物力、财力等有形资源和知识、信息等无形资源；组织要素，指参与公用房管理和使用的部门、机构和个人，如房产部门、后勤部门、保卫部门、财务部门、设备部门、基建部门、物业部门、用房单位、用房个人以及在此基础上进行整合或细分而产生的其他部门或机构；权利要素，指参与的部门、机构或个人自主享有的权能和利益；规则要素，就是各个环节中用以保证集体行动的制度及其他强制性约束等。在确定整合要素的基础上，机制整合的具体内容包括以下几个方面。

（一）组织的整合和细化

这个环节是通过各组织要素自身及相互之间的安排和组织结构的设计以实现各部分之间较为稳定的关联过程与状态。比如，成立由房产、保卫、后勤保障、物业等部门组成的“联合执法检查组”，负责对公用房使用开展年度集中检查和不定期抽查；成立由后勤、房产、财务和用房单位等组成的“物业招标评审小组”，负责物业招标及管理考核；设立专门的“钥匙管理中心”，凭房产部门开具的调配单与用房单位进行钥匙的交接及备份管理，与房产部门、用房单位形成相互制约和监督的关系，避免过去房产部门既当会计（调配用房）又当出纳（钥匙管理）的现象，尽可能减少房产部门与用房单位之间的矛盾，增加信息管理的透明度；使用单位内部成立“公用房管理小组/委员会”，与用房个人之间就公用房日常使用管理形成双向互动，等等。在组织整合的环节中，要防止出现“整合失灵”的情况。一旦出现这种情况，其结果是各组织要素之间要么缺乏有效的约束以致过于松散，要么既定的规则对它们限制得太死以致能动性丧失，这两种情况都形成不了应有的合力。

（二）资源共享

每个个体或组织所拥有的知识、信息和资源是千差万别的，只有经过整合，这些知识、信息和资源才能被其他个体或组织掌握，从而实现互补与共享，发挥它们的最大价值。资源共享有管理系统内部的，比如成立由房产、保卫、后勤保障、物业等部门组成的“联合执法检查组”；也有从系统外部寻求优势资源来补充完善的，比如，在公用房管理政策的制定上，依靠房产部门一家的力量有诸多不足，在这种情况下高校可成立咨询委员会，让外部高层次人才来参与政策的制定并进行宣传解释。咨询委员会可以是临时兼职机构，组成人员可以包括具有很高声望的退休教授、有威望的机关退休领导、现职的教学科研骨干、管理专家以及财务、保卫、后勤保障等协作单位的人员等，可以以其中1～2类人员为主体常设人员，当政策基本成形后再邀请其他几类人员听取意见并进一步修改。

（三）权利调整

在构建整合机制前，需要对各部门或机构原先的权利或职能做出适当的调整和优化，以提高它们进入系统后相互协作的契合程度。比如，为了改善物业部门在日常监管中所处的地位，一方面，在物业公司的选择环节，要改变原先用房单位完全不参与招标的状况，由使用方决定物业公司的选择、参与物业公司的考评，并直接支付物业费用，“物业招标评审小组”则对招聘物业单位设定及格线和政策性指导并监督使用方选择物业的全过程；另一方面，要增加物业部门在行使日常监管职能中所享有的权利，比如在事先协商一致的前提下进入公用房内进行例行巡查的权利，房间使用人不在时利用备份钥匙进入室内处理紧急情况的权利，对违规用房行为进行告知、制止、报告的权利等。

（四）有效沟通

系统中各要素之间的双向、有效沟通是实现整个系统良性互动的重要基础。比如，用房单位的一个房屋整修的签报，通过办公自动化（OA）系统在各个相关部门间流转会签，可以快速高效地得到响应和落实。比如，建立公用房管理的联席会议制度，为管、用各方搭建一个交流平台，也是实现整个监管体系内部有效沟通的一个重要手段。又比如，在现有的管理模式中，对二级单位用房人的违规行为，无论是房产部门还是物业部门，其管理行为都有“越级”之嫌，面临“管不到个人”的尴尬和困惑，这也是我们在整个监管体系中建议使用单位内部成立“公用房管理小组/委员会”的重要原因。作为单位内部的自我监管体系，“公用房管理小组/委员会”可以在日常工作中直接或间接地监督管理员工的用房行为，员工个人的用房诉求或问题也可以找到处理的平台，原先存在于学校管理部门和用房个人之间的一些因沟通障碍而产生的棘手问题可以在用房单位内部得到妥善的解决，从而提升整个监管系统的运行效能。

（五）信息共享

这一环节的运作有赖于公用房管理信息化水平的进一步提升。目前，各个高校公用房信息管理系统的建设水平参差不齐，但大多还停留在房产部门独立管理和维护后台数据的阶段，也因此造成了部门之间信息“断层”的现象。整合机制构建的一个重要方面就是要将所有相关的用户纳入一个快速传递、上下联通和信息共享的公用房信息网络化管理平台，通过对这些用户访问及操作权限的控制，利用网络实时传输公用房日常使用的相关数据，为公用房日常使用管理提供准确、实时和动态的数据支持。比如，通过共享后勤部门的水电使用数据来监测房间的使用率，通过共享设备部门固定资产新增、调拨或减少的账务数据来跟踪用房单位的迁入迁出进程，通过共享物业部门的零修养护记录来掌握房屋的使用质量及保养现状等。

总体来说，高校公用房日常使用管理是一个由不同参与者及其相互关系构成的复杂网络体系，管理活动本身的不确定性以及参与者之间对彼此行为及其可能做出的反应的难以预测性决定了这个网络体系中存在大量的不确定性。公用房日常使用管理整合机制的构建过程实际上就是一个顶层设计的过程，通过对要素的整合及对它们的行为加以调整和规则化，以降低或减少公用房多主体管理的复杂性和不确定性，形成一种合作共治的环境，最大限度地发挥协同效应和整体合力，提升高校房产的使用效能。