(一)营造良好的内部环境,推动高校资财融合
从我国高校实践经验来看,资产管理和财务管理的深度融合,需要在内部形成广泛的共识,甚至可以说是典型的“一把手”工程。高校尤其是高校主要领导能否为实施财务管理创造一个良好的环境,形成广泛参与和建言献策的氛围,成为财务管理能否顺利开展的重要基础。同时,我们必须清醒地看到,推进财务管理的应用也要求财务人员提高业务素质和政策法规水平,真正了解高校管理业务对财务的需求,提升财务人员话语权,最大化财务的职能价值。
高校良好的财务环境,需要高校内部各方的共同营造。一是通过学习国家相关文件精神或者参加培训的形式增强高等院校以及各个院系相关职能部门管理阶层及基层人员的思想意识,强化其管理意识,加大各学院相关部门基层人员的参与度,增强其管理责任意识,创造良好的管理氛围。二是通过建章立制,规范建立适合本单位实际情况的内部控制体系,梳理各类经济业务,制定流程时要充分结合相关部门的权责范围,确定风险点,堵塞漏洞。建立部门间的对账制度,确保将价值管理与实物管理统一起来。三是明确无形资产的管理部门,并与财务部门共同制定无形资产包含范围、摊销年限,及时、完整地在财务账上反映学校的无形资产。将存量资产的管理纳入学校全面预算的编制,将存量资产使用绩效纳入预算绩效考核。从学校领导到各学院、职能处室及广大教职工,都重新认识资产管理的重要性,切实提高学校的资源配置效率,并结合学校的实际情况,共同制定固定资产维修费用资本化的标准,将改良支出资本化,有助于真实反映固定资产的价值和使用情况。
(二)完善内部控制体系,构建财务管理体系
内部控制是保障组织权力规范有序、科学高效运行的有效手段,也是组织目标实现的长效保障机制。内部控制体系和财务管理体系这两者的关系主要体现在以下两点:一是内部控制的执行主体和财务管理信息的编制主体是统一的,在实施内部控制的过程中,明确和规范管理环节是基本要求,同时也为实施财务管理奠定了基础;二是内部控制系统运行与财务管理系统运行相辅相成,内部控制系统运行中各类经济信息的收集和反馈离不开财务管理系统,内部控制中的经济事项的执行控制分析也不断向财务管理系统提供信息,对执行结果的差异计量和分析由财务管理系统提供反馈。
对高校业务活动进行控制是财务管理提供有价值信息的重要保障。一方面,内部控制系统可以为财务管理系统提供标准,特别是当预算控制是高校内部控制的一种重要的手段时。在高校明确预算标准的前提条件下,内部控制系统为财务管理系统提供了参照。另一方面,财务管理系统又为内部控制系统提供了相关管理事项的执行情况和结果反馈,并将有关信息提供给相关管理人员,因此高校财务管理能够实现对高校内部控制过程的全面反映。高校内部控制体系的建立和完善,为高校构建财务管理体系奠定了基础,财务管理体系与内部控制系统的关系由此更加密不可分、相辅相成。
在高校中,资产部门和财务部门的交叉业务非常多,所以财务部门在资产入库时,就不仅需要考虑该件物品能否单独使用,同时还要考虑财务部门对该项物品的处理方法。同样,资产部门资产的报销环节也就参与了财务部门的管理范围。为了避免资产在入库和报销环节间隔时间过久,导致资产、财务数据库数据不一致,应做到及时入库,及时报账,加强两个部门之间的合作关系。资产系统与财务系统的对接能从根本上解决很多问题:首先,在进行资产购置预算申请的时候,能从全校层面进行预算控制,在全校范围内查询相关用途的资产;其次,将资产部门数据库中的资产信息与财务部门资产信息一一对应,方便资产部门与财务部门的对账工作;最后,资产数据与财务数据的共享,能够解决入账时间不一致的问题,对于之后资产的折旧计提有很大帮助。
(三)推动信息系统建设,提供决策支持平台
推动建设财务管理信息系统,通过对信息进行整理、计算、对比和分析等数据处理,将财务信息和业务信息综合集成,实现各管理级次对经济业务活动计划、控制与反馈等信息的需求。目前,国内科研机构都已完成会计电算化,实现了计算机替代手工记账,会计核算网络系统也已全面推广应用,但普遍存在着会计信息加工和利用程度不高的现象。有的单位办公自动化系统,财务、科研及人事系统相互独立,各自为政,缺乏必要地信息集成与部门协调,组织互联系统不完善,软件、数据难以协调统一,信息化作业平台难以整合,财务信息共享渠道尚未打通,更谈不上财务向其他业务管理领域延伸,为其他业务管理领域服务。
信息化平台建设是为了整合单位的信息资源,实现由业务信息向财务信息的转变,平台能够实时反映业务财务状况,财务与业务处理达成同步,实现经济信息统一。一方面可以将资产、财务管理纳入一体化信息系统进行统一管理。手工模式出错难免,效率不高,可采用一体化信息管理平台实现资产、财务的统一管理。可部署企业常用的企业资源计划系统(Enterprise Resource Planning,ERP),通过集成供应链、资产、财务管理等模块来实现资产与财务管理的一体化。由于资产的登记、领用、计提折旧、报账付款等业务均在同一平台,资产与财务管理就不涉及交互问题,两者业务数据均实时共享、更新,彻底解决资产账与财务账的核对问题,极大提高工作效率。另一方面可以利用中间件实现资产、财务管理系统数据实时交换。采用ERP一体化系统能够彻底解决交互问题,但此种模式在高校中应用不多,可供借鉴的经验较少。考虑到高校资产、财务管理普遍采用不同信息系统,均由不同的后台数据库进行数据存储交换,可以采用中间件完成资产、财务管理系统的数据交互。中间件本身是一种独立的系统软件或服务程序。资产管理系统可将登记入库的资产数据通过中间件告知财务管理系统,并自动生成报账付款凭证,完成资产、财务管理数据的交换,解决两者交互问题。
高校资产管理部门和财务管理部门应当扩大视角,推进管理创新,构建资产全生命周期管理模型,借助信息化技术,建立资产综合管理信息系统。资产管理部门和财务部门要持续推进合作关系。除此之外,还要与其他相关职能部门建立信息沟通和资源共享机制,如人力资源管理系统、校园统一身份认证系统、科研管理平台等。资产综合管理信息系统应动态共享这些系统中已有的基础信息,如申请人、保管人、科研项目、经费来源、校园建筑物等信息,更准确地与财务系统实现信息交换,使资产入账、变更、销账的全过程都能够与财务系统同步。资产入账后,资产管理部门应能够对资产的使用人、安置地点、项目情况进行跟踪管理,为开展资产使用情况考评、资产清查等工作打下基础。对于其他职能部门来说,可以利用资产综合管理信息系统准确掌握院(系)甚至教师个人使用设备的基本情况,还可以清楚地了解学校建筑物内安置的设备信息,为职能部门制定政策、项目评审等决策工作提供参考。
(四)培养财务管理人才,提供人力资源支持
选拔培养高素质财务管理人才是财务管理体系建设的关键。目前,国内对财务管理人才培养的意识和模式都显得不足,重视对财务会计的培养,忽视了对财务管理人才的培养。在推动财务管理体系建设中,人才是核心,要坚持人才带动、整体推进的原则。我们必须清醒地看到,国内财务管理人才大多是从会计岗位上培养而来的,而部分单位财务会计人员技能相对偏低,未经过系统地培训学习,对财务会计信息不能深度分析利用,对数字钩稽关系不甚清楚,无法对已有的财务数据进行加工利用,而财务管理恰恰是通过对数据之间的关联关系进行分析,从而反映数字背后的问题。
必须承认,目前高校财务会计向财务管理发展转型,在人才队伍准备上存有不小差距,打造一支财务管理师队伍任重而道远。财务管理人才的培养一方面要选择现有财务会计素质较高的人员开展培训,另一方面要加大对在校学生的培养选拔,同时财务管理人才的培养不只是让他们记住公式和几套技术就可以的,需要开设多元化的课程,要注重培养他们分析问题、解决问题的能力。在技术变革和经济转型的双重作用力下,科研机构财务部门必须在做好服务与加强监管两方面找到平衡点,实现科研业务与财务的融合,充分发挥和拓展财务管理的职能,推动核算会计向财务管理转变,从而更加科学地开展科研经济管理,贯彻实施国家创新驱动战略。
(五)重视资产管理的后续计量
要充分体现资产的真实完整,高校应该重视对固定资产的后续计量。高校应组成由资产部门和财务部门成立的清查小组,以部门为单位清查各类资产,结合设备使用的实际情况,确认折旧年限和方法,将不良资产计提减值准备,真实地反映学校资产的价值。