麦肯锡认为，如果在PPT演示文稿中呈现金字塔，将会起到抓住对方眼球的效果。

如果可以选择的话，大多数人都不会选择书面，而愿意选择口头来表达组成金字塔的思想观点。在这些人的想象中，视觉演示就是用PPT演示文稿的形式做报告。在他们看来，此项工作就是把金字塔结构转换成文字幻灯片，根据需要再加上一些图表，然后站起来解释一番。

事情若真的这么简单就好了。可是视觉演示面向的是现场观众，观众的反应是不可预测的，而且他们的注意力还非常不集中。因此，要想勾起他们接受你的信息的热情，你必须懂得让他们集中注意力。也就是说，你必须取悦观众。

实施指南

既然PPT演示文稿具有这么大的威慑力，设计起来肯定要花很大精力和智慧，有捷径吗？下面麦肯锡就教你设计PPT演示文稿的技巧。

设计文字PPT幻灯片的技巧

文字幻灯片使用的是熟悉的交流工具——文字。制作现场演示用的文字幻灯片时，你需要明白的是，你——演示者，才是表演的明星。幻灯片仅仅是视觉上的辅助手段，其作用主要是让演示更加生动。房间里所有听众最感兴趣的是你，而不是幻灯片。因此，你在屏幕上演示的和你所说的应该是有明显区别的。

实际讲稿如下：

现状

杰克逊食品公司未交订货的数量一直相当高。

在业务领域，公司如果不能完全按订单供货，市场份额下降将不可避免。

造成目前状况的原因之一是生产问题。

供应链流程不合理和管理不善，导致生产问题更加复杂。

供应链和生产流程之间缺乏紧密配合，未交订货问题难以解决，重点客户和重点产品也不能集中保证。

文字幻灯片如下：

文字幻灯片

由此可见，好的幻灯片总是尽可能直接简单准确地传递信息，而不是把文字（或幻灯片）浪费在那些可通过口头表达的介绍性或转折性语言上。文字幻灯片应仅包含经过适当分组和总结的、最重要的思想（观点、论据、建议等），因此，最好是只用于强调金字塔中的主要论点。

但是对未参加会议观摩的人来说，发给他们讲义要比发给他们幻灯片清楚易懂。于是，为解决这个问题，一些人就想起一种一石二鸟的有效方法——那就是把幻灯片和讲稿融合在一起。这种方法是把讲稿写成大纲的形式，并省略许多过渡性的语句。

制作一张幻灯片的内容，应牢记下列几个指导性原则：

1.一张幻灯片只演示和说明一个论点

除非你想一开始就列出摘要或者列表中的一组论点，在接下来的幻灯片中，你再完全展开其他论点。

2.论点应该用完整的陈述句来说明

而不是用标题性语言来陈述，你可用一两个词或一个简短的陈述句来提出你的观点，例如：“销售前景VS销售前景看好”，显然后一种说法比较明确，不会引起听众对你论点的误解。

3.文字应尽量简短

幻灯片文字越简短越好，每张最好不要超过30个单词或者6行字。如果你的思想观点用一张幻灯片难以说清楚，你可以多使用几张。

4.使用简单的词汇和数字

幻灯片中使用技术术语、复杂的词组或者一长串单词，容易使观众的注意力分散。数字也是越简单越好，例如人们记住490万美元要比记住4876987美元容易得多。

5.字号应足够大

你需要牢记，在屏幕上有必要演示的内容，就有必要让观众看明白。幻灯片文字清楚，就有98%成功的可能性，剩下的2%，可能是由于你不应该使用视觉演示。

6.注意幻灯片的趣味性

幻灯片的趣味性是由布局、字号的选择和颜色的运用来决定的。从外观上看，幻灯片比较雷同，如果堆放在一起，难免会令人乏味。但若是把文字幻灯片看成是在展示文字，而不是在展示数据或图表，那么你就能通过展示思想之间的相互关系，制作出更加美观、让人赏心悦目的幻灯片。

提高趣味性，可以使用逐级展开呈现法，幻灯片的各个部分不是一下子就展现在屏幕上，而是逐一显示，你可以随着演示进行解释，这样整张幻灯片就会显得主次分明。

设计图表PPT幻灯片的技巧

图表幻灯片是通过柱状图、条形图、曲线图、散点图或饼图与接收者进行交流，相对于文字幻灯片，图表幻灯片更直观，更有冲击力。比较理想的图表幻灯片，图表和文字的比例分别是90%和10%，它们各自的作用是：

1.文字部分说明演示文稿的框架结构；强调重要的思想、观点、论点、结论、建议或要采取的措施等。

2.图表部分阐明仅用文字难以说清楚的数据、关系等。

由于观众没有时间和机会对幻灯片传递的信息仔细研究并找出各部分之间的含义，所以图表幻灯片应尽量简单易懂。一份幻灯片最好不要超过一个或两个复杂的图表。因为过于复杂、过于详细或过于分散的图表，需要浪费大量的时间去解释，这样会导致没有时间去进行探讨。

制作图表幻灯片的技巧是：首先确定你想用图表回答的问题，然后把答案作为图表的标题（如下图），最后选择最适合表现论点的图表样式。

为确保证图表所要传达的信息和给观众的视觉印象相一致，图表的标题语言一定要简洁，既可用一个完整的句子，也可用一个含有动词的短语，所表达的意思一定要能直接传递信息。由于观众关注问题的角度不同，不同的观众又有不同的观点、背景和兴趣，因此，用图表标题直接标明论点的另一个好处是，它能够最大限度地减少混淆。一个好的图表标题，能立即把观众的注意力拉入到你希望强调的数据方面。

掌握了文字和图表幻灯片的要求后，你就可以开始制作整个演示文稿了。每张幻灯片写作的顺序，都是自上而下依次为：序言各要素、关键句要点和关键句下一层次的论点。你可以先用最简单的语言将故事梗概写在一张白纸上，之后把它分成几个区域，每个区域都代表一张空白幻灯片，然后再写上你想阐明的要点，并对哪些需要用文字幻灯片，哪些需要用图表幻灯片做出说明。