第一节 如何成为组织会议的“意见领袖”？

在上一节中，我们讲了如何让声音更有质感，从这一课开始，我们聊聊沟通表达的综合技巧，如何在不同的场合下，灵活运用多种沟通方法，达成目的。这一节的主题是：如何成为组织会议的“意见领袖”。开会是我们生活中最常见的场景之一，大到公司的领导决策，小到家庭中的矛盾纠纷，都可能涉及开会。但“开会”同时也是很多人反感的沟通方式，因为许多会议看着目标明确，但开着开着就容易跑题，还有许多人发表意见，出现争论，结果流于形式，问题没解决，还浪费许多时间。要如何组织一场高效的会议？在会议中，我们要如何保持会议的有序进行？我们这一节要解决这些问题。

一、优秀的会议组织者也是“意见领袖”

首先要明确的是，一个优秀的组织者，往往也是一个“意见领袖”。这不是指我们要去说服别人，让别人跟着自己的观点走；而是说，我们要善于协调他人，整合不同人的观点和意见，求同存异。只有这样，才能在有限的时间里，完成会议所制定的目标。具体来说，我们要形成以下三个观念。

? 时间观念

作为会议主导者，应该是一个“效率控”。因此我们需要对时间加以把握，这也是提高会议效率的关键所在。对每次会议，我们都应该限定时间。有的人习惯开长会，总觉得必须讨论出一个“最好”的结果，这恰恰是一个误区。为什么呢？因为会议的时间越长，只会让大家注意力越来越分散，思维越来越缓慢，到后面人们只会机械地重复一开始的观点；而那些对会议不感兴趣的人，只会闭目养神，甚至干脆拿出手机来玩。这些都是完全没有必要且没有意义的。

作为会议的组织者，应该让会议参加者在有限的时间内充分讨论，交换意见，随后得出一个可行的方案，或者可以接受的答案。要让参加者意识到，如果在会议中不思考，不沟通自己的想法，那么在其他场合，也没有多少机会去表达。这样才能让每个参与者珍惜沟通的机会，也尊重别人的时间。

? 逻辑观念

在会议上我们会听到各种各样的观点，有不同的思维在碰撞。其中会有许多有意义的创新想法，但也有许多七嘴八舌的、不必要的表达或争吵。这个时候，就需要会议的主导者能够始终把握会议主题，明确团队当前讨论的问题焦点。一般来说，一个会议可以有多个步骤、层次，但最好只有一个主题，并且在会前就应充分明确，并将背景材料发到每个参与者的手中。

举例来说，我们组织的某次会议的主题是“讨论A产品的营销方案”，那么整个会议内容，都应该围绕这个产品的营销方案进行，我们可以把会议步骤定为：第一，讨论方案的可行性；第二，讨论方案的成本；第三，讨论方案的实施效果。我们不可能在其中讨论“A产品的功能规划”，这显然不属于这次会议的主题。所以我们需要时刻有逻辑观念，具备“主线意识”，在其他人出现偏离的时候，把话题带回来。

? 协调观念

在一场会议中，人们免不了会产生争论。有的人也许觉得，大家都在这儿开会，还是以和为贵，不要发生争论，应该“各退一步”。其实不然，因为生活中的处事原则，放到职场不一定管用。职场的终极目标是价值，在这种情况下，让发言的人“欲言又止”，显然不能达到那个目标。所以作为一个组织者，要注意不能轻易当“和事佬”，而是应该给每个想要表达的人创造条件，让他们充分表达、沟通。在这个基础上，如果我们看到有的人固执己见，甚至无理取闹与他人发生争吵，这时候才应该适当劝阻。

你也许会说：“我也明白这个道理，但是一个人发言的时候，哪些话是有价值的，哪些话是没有意义的、情绪化的，我不好分辨啊，这一不小心，还得罪了别人可怎么办？”对于这种情况，我们给出的答案是多观察，总结经验。与人交往有时就是这样，运用之妙存乎一心，我们得日常多观察他人的习惯与微表情等，靠自己和人沟通的经验，去判断对方是否处在合适的发言状态。如果超出这个状态，我们有必要去进行协调。

以上是作为一个高效的会议组织者所需要的观念，下面我们说说，安排一场高效会议有哪些关键步骤。

二、一场高效会议的四个步骤

? 充分准备

任何会议，都应该有一个明确的主题，为什么要开会，开会应该让哪些人参加，想要达成什么目的，这都是开会前要考虑清楚的。包括有哪些领导参加，需不需要特别的接待措施，领导是否要单独讲话，等等，只有经过认真的准备和筹划，会议的效率才会足够高。有的时候，如果会议规模较大，参会的人员、单位较多，最好是提前通知，比如一个月、两个月，好让对方有足够的时间做准备。在会议召开前，要积极地了解参与方的建议和需求，甚至包括他们在会议上的发言，做到心中有数，这些都能提高会议的效率和稳定性，给参会人员更好的体验。

? 角色分工

对于会议的组织者，我们需要提前做好分工。哪些人负责通知召集，哪些人负责布置会场，哪些人负责维持秩序，哪些人负责记录总结……这些都要有明确的安排。有一些比较重要的、繁重的分工，应该安排多人负责，以免一个人出错，导致整个会议出问题。另外，对整个会议的参加者，我们应该采取“必要性”原则。有的人会觉得，反正人多人少都是开一次会，让能参加的人都来参加，可以帮助大家统一思想，增进了解。这恰恰是一个误区。因为对会议来说，它本身有一定的私密性，很多时候无关秘密，但毕竟涉及一个单位的经营行为，应该控制知悉范围。另外，一个会议开完后，更重要的不是传达会议精神，而是落实，按照会议决定让大家行动起来。

举例来说，如果一个会议讨论“研究确定B产品的自媒体广告方案”，我们有必要请研发部门的员工参加吗？答案当然是否定的。因为研发部门的员工，接触的多是产品需求，他们要解决的，是一个个实在的技术问题，跟广告关系不大，对这个方案也不会太有帮助。我们真正该请的，反而是一线的销售人员。因为他们直面产品的受众，他们知道，是什么样的人群在购买产品，这些人有什么特征，可能喜欢看哪种类型的广告，这就能为方案提供许多有利的意见。

? 维持进程

一场会议通常包括领导讲话、介绍基本情况、交流发言等环节。但我们会发现，多数时候，除了领导之外，一整场会议下来，真正在思考、积极沟通发言的人并不多，大部分人都是拿着笔在记，而且是记关于自己的那部分，回去好按部就班地执行。这其实涉及一个问题：如果一个人只听关于自己的信息，而不去了解全局、了解自己的同事与合作者，那在需要合作的时候，他可能会问，为什么？凭什么要我配合你呢？

举个例子。A是设计部门的负责人，B是研发部门的负责人，在一次会议上，领导布置：“A、B两个部门，准备一个新产品的设计研发方案，设计部门要给研发提好需求，下周一把初稿给我。”但是B因为走神，只记了前半句。后来A找到B，给他发了一张清单，上面写着新产品的功能需求，B看了一眼就说：“我这研发不了，哪有不经过商量，随便乱提需求的啊！做不了！”然后A和B把领导的布置说清楚，以设计部门的需求为主，这时B才明白过来，应该主动配合对方。

所以在会议中，我们也需要注意维持气氛。对重要的环节，可以提醒大家注意；对需要互动讨论的环节，可以调动大家的积极性，组织每个人轮流发言；等等。总的来说，就是要保证每个人的注意力都跟着会议的进程走，而不是被手边的事情打断，或是因枯燥而走神。

? 做出决议

会议的最终目标，是要对某件事做出决议，给出一个明确的意见看法。而这个决议，很多时候是以书面形式存在的，有的是会议总结，有的是会议纪要。不管是何种形式，我们都必须把它固定下来，作为会议的成果，要求每个参会者加以落实。

一般来说，会议总结比较详细，包括整个会议的时间、地点、参加人和讨论过程，都需要被简单提及，最后还要再加上会议形成的决议。如果是会议纪要则相对简单，先交代时间、地点、参加人，对会议讨论的过程可以简略一些，直接表达讨论的结果即可。在得到决议以后，我们应该将决议送达每个参加人，可以是纸质的，也可以是电子的，按照企业一般的办事习惯即可。

好了，说到这里，我们这一节的内容就差不多了。本节我们说到如何运用沟通技能组织会议。一个高效的会议组织者，往往也是一个意见领袖，需要有较强的时间观念、逻辑观念和协调观念。要组织一场高效的会议，一般有充分准备、角色分工、维持进程、形成决议等步骤。

下一节，我们介绍如何利用社交媒体打造影响力。