使用聊天工具工作时应该注意的几点

现如今，工作中使用社交软件的机会越来越多，很多人都开始用聊天工具来取代邮件进行联络。在本专栏中，我想向大家介绍一下使用文字类聊天工具时需要注意的5点。

① 内容不要过于简略

很多人在使用聊天工具时，会省略问候语和固定的说辞，但有时这样的做法会给对方留下不礼貌的印象。

我就经常会听到有人抱怨说“至少一上来应该先打个招呼”。比如早上的话，可以先问候对方一句“早上好”，平时也可以先说一句“不好意思，打扰您了”，然后再开始谈正题。

② 避免使用指示代词

虽说聊天工具不像邮件那么拘束，但如果我们一上来就问对方“那个还没弄完吗？”，可能也会让对方感到一头雾水，毕竟很多人手头上都不止一件工作。使用指示代词来进行交流是一种十分危险的行为，因为双方有可能会误会彼此的意思。大家在沟通时还是尽量避免使用指示代词，把具体的事情说清楚。

③ 说话不要太过随意

使用聊天工具交谈和平时说话的感觉有些相似，但也需要注意用词，不应该太过随意。例如，有些人就反映说，当看到别人把“好的”说成“好哒”，把“谢谢”说成“谢啦”的时候，就会感觉自己工作的积极性遭到了打击。大家在给工作上的人发消息时，还是应该注意一下措辞，保持基本的礼貌。

④ 把自己的名字和所属部门写清楚

在聊天工具和其他社交软件上，每个人通常都会上传自己的头像照片。但以防万一，在联络他人时最好还是把自己所在的公司、部门以及名字写清楚，比如“我是××公司××部的×××”，这样看上去更加直接明了，双方的沟通也会更加顺畅。

⑤ 注意发消息的主语是“我”

当大家想要阐述自己的意见或是感想时，一定要注意用“我”来做主语。很多人在对自己的意见没有自信时，往往会使用“大家都这么说”“一般都会这样认为”这种一般化的表达方式，试图使自己的主张具有正当性。但是这样一来，对方就会很难做出反驳，因此，很多人都会对这种缺乏主体性的表达方式感到不快。

聊天工具使用起来十分简捷，但正因如此，大家在使用时也更容易不小心说错话。为了与对方建立起稳固的信赖关系，大家一定要慎重地措辞，多站在对方的立场来思考。