音控组和财务组的工作人员看似在后台默默无闻，实际上却是正常活动的物资保障者。在整场活动中，需要准备和管理物资最多的就是这两个岗位的工作人员。从表面上看，音控组和财务组的工作人员只需要在活动现场直接参与并协助工作即可，但实际上这两个岗位最关键的工作却是在活动开始之前就要做好充足的准备。

一、音控组的工作职责和流程

就像我们观看一场电影或者舞台剧一样，如果让我们忽略这场电影的配音，或者舞台剧变成了一点儿声音都没有的哑剧，很多信息就无法有效传达给客户了。音乐是现场活动氛围营造的关键因素，活动开始之前、游戏环节、关键人物登台、会后促成等环节，都需要运用不同的音乐和影像来向客户传递关键信息，所以音控组的工作人员是非常重要的。他们需要掌握基本的音乐常识，并且认真负责，好的音控师绝对不会在现场循环播放一首音乐。

那么音控师的工作职责主要有哪些呢？音控师要负责调试设备、准备音乐包、视频包和PPT。这里说的PPT的准备不是由音控师进行PPT的设计和整理，而是要负责调试和演示，确保PPT能够在活动现场的电脑中播放。

1．现场设备的管理

所有的电子产品都由音控人员统一管理、统一发放、统一回收，要准备两台电脑（以备意外发生，进行替换）、投影仪、遥控笔、麦克风等设备。音控师不仅要准备这些设备，还要进行设备的调试。活动的举办场地往往没有专业的音控师，可能导致音控台放在房间里却没有工作人员会使用的情况出现。音控师可以在工作之余认真学习和了解部分调音台的使用，这样也可以避免临场出问题的尴尬。

2．资料包的整理

由于设备都是由音控师进行管理和调试的，所以他们还要负责收集活动主讲PPT和视频文件，音控师不能只负责收集相关资料就结束。音控师负责最后的资料收集主要目的是将PPT和视频音频文件在设备上进行调试，避免出现不同格式文件的不兼容，保证有些插入文件和特殊格式的文件能够打开，最大限度地降低现场意外发生的概率。

同时，音控师还需要准备视频包，主要包括最新的公司介绍视频、产品介绍视频以及公众公益宣传视频等。如果活动有特殊要求，还要根据策划组的设计找到相关的视频文件，要在活动开始之前用活动电脑播放。

音乐包的准备也是必不可少的。不同的活动现场的音乐是要变化的，要根据活动的主题、场合、参与的客户人群等综合因素进行选择，所以音控师应该准备至少五个以上的不同活动的主题音乐包。每个音乐包里都要准备好暖场音乐、主持人/主讲嘉宾登场音乐、活动氛围音乐、沟通环节音乐等。有些音乐已经被大众熟悉并具有标识特征，就要谨慎使用。举例来说，如果要放《难忘今宵》这首歌，最好是在活动结束时播放。

3．现场氛围的管理

音控师可以通过音乐的播放来控制现场的氛围，如果现场客户比较少，且活动现场氛围相对冷清，那么音控师可以将音乐声音适当调大，客户聊天的声音会随着音乐背景音的调高而增大，这时候现场气氛就会暖起来。音控师也可以根据情况将背景音乐调低。比如，在主持人和主讲嘉宾登台演讲的时候，引导音乐要逐渐变低，但是不要突然断掉。这都需要音控师根据现场的情况进行调整。

接下来，音控组可以根据音控师的工作职责，完善音控组的工作职能手册（见表3-9）。

二、财务组的工作职责和流程

财务组是一个比较特殊的部门，并不是所有活动都需要财务组的工作人员，因为现在大部分地区的活动并不需要客户现场刷卡进行产品采购。那么财务组是不是就不需要设定呢？实际上在沙龙活动现场，财务工作人员不仅要协助营销员完成现场刷卡采购工作，还要为营销员准备一切关于签单必备的资料。这就是说这两个岗位的工作就等同于战备后方的原因。

1．工作备品准备

财务组一般需要准备的备品如下：POS机、小票纸、电脑、打印机、墨盒、打印纸、产品说明书、产品计划书、产品采购单据等。

相信很多人看到这里都会有所质疑，现在都是电子化时代了，给客户看的产品计划书可以随时通过手机观看，为什么还要带这么多物资？这不是劳民伤财吗？但实战经验告诉我们，在活动现场什么意外情况都可能会发生，比如手机没电了、现场网络不佳等，所以财务组工作人员一般都会带着这些资料，有备无患。其他工作人员也都知道，如果需要和现场签单相关的物资，可以随时找财务组工作人员领取，大家工作起来也更安心。

2．活动现场的配合

财务组工作人员在现场不能板着“财务脸”，这样的状态会让客户感觉很差。都说财务组工作人员是“财神爷”，所以他们要传递给客户一种感受，即通过正确的财富管理产品采购，客户在未来真的可以财源滚滚。

财务组工作人员在现场虽然不直接与客户接触，但在他们能接触到客户的时候，一定是客户购买了产品。这时财务组工作人员要注意自己的服务专业度，例如双手递送单据，并告知客户已经认购成功，以及认购金额的确定等。同时也要注意自己的态度，要恭喜客户做出正确地财富规划，祝贺客户认购成功等。

财务组工作人员可以根据其工作职能，对其职能手册（见表3-10）进行完善。