在互联网时代,会计的一个重要特征是,传统的会计业务流程,需要根据国际互联网、网络数据库的组织结构,重新加以组织。
会计业务流程是为实现会计目标服务的。
传统的会计业务流程,基本上能够适应传统财务会计的需要,能够“门当户对”。但是在网络会计时期,它就不适合网络会计的业务要求了。因为,在网络会计中,会计目标已经有了根本性的改变,“月亮走,我也走”,这就是会计业务流程需要重新进行改组的主要理由。
世上决没有无缘无故的爱,也没有无缘无故的恨。人们所从事的一切工作,都具有一定的目的。会计作为一个信息系统,尤其是一种人造的信息系统,同样必然具有它的目的性,这就是会计目标。而这种目标,又是通过一定的会计程序和方法来加以实现的。
在互联网条件下,代表资源所有权的证券,可以在非常广泛的范围内随时随地进行交易。而且,这种交易还有着向全球蔓延的趋势。这样,就必然会有大量的、潜在的交易买方,他们作为潜在的投资者、潜在的债权人,迫切需要购买和使用会计信息。当然,毋庸讳言,这种会计信息对他们的决策应当是非常有用的。
从历史上看,会计目标曾经分为两大流派:经营责任派和决策有用派。
潜在的会计信息买方,他们对会计的目标,首要要求是“决策有用”。决策有用,因而也就成了互联网时期对会计信息的主要要求。
要实现这一目标,会计信息如果继续按照月度、季度、年度报告的要求来提供,显然是跟不上节拍的。实时联机报告,既成为市场需要又具有实际可能:从会计信息提供的内容来看,如果仅仅着重于会计信息同样已经不够了,必须扩大到会计信息与非会计信息并重、从着重最终经营成果信息扩大到有关企业的背景信息和前瞻性信息为主上来。
根据这一要求,对传统的会计业务流程进行重组,就摆上了议事日程。
业务流程重组(Business Process Reengineering,BPR)是一种全新的管理观念和方法。20世纪80年代末以来,就在国际上流行开来了。根据Michael,Hammer在《改造企业:再生策略的蓝本》中的权威性定义,BPR的根本目的,就在于能够实现成本、质量、服务、速度等现代关键业绩指标的巨大提高。
显然,业务流程重组最初是运用在企业、而不是运用在会计方面的。但是,如果我们把会计信息看成是会计活动的产品,这样的话,会计活动与企业的产品生产活动过程就具有了某种相似性。
面对如何提高会计信息的质量、如何更好地为会计信息的使用者服务、提高会计信息的时效性、降低会计成本等问题,会计人员完全可以借鉴企业业务流程重组的管理理念和方法,对会计业务流程实施重组,使会计在一定程度上得到发展和飞跃。
要对会计业务流程进行重组,那么就必须了解,现有的会计业务流程存在着哪些缺陷。
在传统的会计业务流程里,考虑最多的,是在劳动分工形态下的一种顺序化作业。
会计工作被人为地分解为几个不同的工序,例如结算岗位、出纳岗位、记账岗位、总账岗位等等,每个人负责一摊子。在这种情况下,要提高会计工作的效率,就必须提高每个工序个别作业的效率。
即使是在已经实现电算化的会计部门,目前也同样是将会计系统分解为原材料核算子系统、工资核算子系统、销售核算子系统、固定资产核算子系统、成本核算子系统、财务处理子系统、报表编制子系统等,然后在各个子系统中再进行细分,例如,将固定资产核算子系统又细分为开工模块、固定资产账册模块、固定资产报表模块等等。
以上各模块还可以继续进一步细分,从而形成一个名副其实的“金字塔”式的组织结构。
这种细分的结构,得到了什么好处呢?
过于细分的结构,使得各个会计核算子系统之间彼此分割,缺乏会计数据传输的实时性、一致性、系统性。各核算模块成了彼此独立的“孤岛”,每人一摊子,每人都有事情做。链条式的作业方式,限制了会计工作的效率。
在这种核算模式下的会计人员,往往有这样的经验:在某个会计岗位时间干长了,就要进行轮岗,否则单一的工作环境,今后无法适应其它岗位的工作。会计轮岗的目的,除了加强内部牵制以外,这是一个重要因素。
整个会计工作在这种顺序化的链条中,必须严格按照“填制凭证—登记账簿—编制报表”的顺序,按照从金字塔底端一层层向上的顺序进行。不允许跳跃,也无法跳跃。
实事求是地说,这样的分工和合作,是利弊互见的。它的负面因素是,由于分工而引起的合作,需要增加额外的工作量和重复劳动。分工的结果,虽然在内部控制方面能够发挥一定的作用,但是,在延长相互等候时间、降低会计报告的及时性、单一化会计信息的内容等方面的弊病却暴露无遗。
那么,为什么长期以来我们就认为这种会计业务流程是“合情合理”的呢?
这主要是刚才所提到的那一点,就是它基本上能够符合经营责任的单一会计目标。然而,在今天决策有用的会计目标下,潜在的投资者以及证券市场的存在,使得他们只要通过改变投资方向、而不是像过去那样一定要更换经营者,就可以参与投资。这就是说,会计目标已经由单一性转向多样性和个性化。在这种背景下,原来的会计业务流程偏重于信息的可靠性、而缺乏信息的相关性和及时性,势必就不能满足需要了,因而需要重新加以组合。
那么到底怎样进行重新组合呢?
这主要是,要将会计信息的原始数据,适当加工成标准编码的源数据,实现数据资源共享。在传统的会计业务流程中,要做到这一点所付出的成本是非常大的。但是在计算机技术相对发达的今天,这项工作就显得轻而易举了。
会计人员提供的已经经过简单加工的、具有标准编码的源数据信息,集中在Internet网上的一个数据库中,称之为源数据信息库。每一个允许进入这个数据库的会计信息使用者,都可以根据自己的需要,驱动相关专用信息代码处理,随时索取相关信息。
在平时,会计人员对这些源数据信息不再进行顺序深加工,而只是做成“半成品”,让需要者各取所需,回去通过相关程序自己进行深加工。由于计算机飞快的运算速度,所以他们对此进行深加工的过程只是一瞬间,根本不会感觉到“麻烦”。
打一个比方说就是,传统的会计业务流程,是把从菜场上买来的青菜和猪肉,首先做成“馅料”,然后包好“馄饨”、烧熟了提供给“主人”。
为什么只包一种“馄饨”呢?因为他们知道,主人偏爱吃“馄饨”,虽然也喜欢吃其它的品种,但是对不起,这里只能提供这一种,似乎是一家“专卖店”。
而在网络会计条件下,会计业务流程只要做好“馅”就行了。“主人”有很多种类型,他们的要求也不一样,有的要吃“馄饨”,有的想吃“饺子”,有的要吃“糰子”,有的要吃“面筋”……不管你有什么要求,这里通通可以满足。只要把“馅”拿回去自己加工就行了。由于有了电脑自动“包饺子机”,“主人”想要吃什么,只要在“包饺子机”上设置一下程序,这个过程一眨眼就可以完成,所以并不觉得麻烦。
对于“主人”来说,这样的生活环境,必然地会相应提高生活质量。而对于会计来说,既可以减轻不少的工作量,又可以具备更好的条件,集中精力把“馅”做得味道更好、品种更多、速度更快。
事实上,在这种会计业务流程中,会计所提供的信息不再仅仅以原始成本为依据。数据规模有了大幅度增加,相关性也得到提高。特别是数据之间存在着多重的对应关系,能够更好地满足使用者的需要。尤其是可以得到实时财务报告,“24小时全天候服务”,非常方便。
除此以外,会计信息还可以进行多元组合,可以打破财务报告时间和空间上的界限,使用者可以得到1天、1周、1个月、3个月、1年或者若干年等任何时点、任何时期的信息,也可以得到企业整体、单个分部或者若干个分部的信息等等。这都是在传统的会计业务流程下所望尘莫及的。
以前会计人员感到非常头疼的一件事,就是不时地有某个领导和某个部门,前来索取某方面的资料。会计人员不是对这些资料无法取得,就是取得这些资料要付出非常艰巨的劳动,但是不给还不行。有些会计人员,就是在这方面耗费了毕生的心血,从少年到白头,有些还在这方面搞得人际关系非常紧张。
现在好了,有了网络会计,这些麻烦迎刃而解。