与同事相处并没有太多的繁文缛节,但也不能大大咧咧地随心所欲。要知道,得到一个同事的认可也许要用数年的时间,而失去一个同事的尊重却不用一天。下面是办公室人员生存的十大策略。
1.尊重别人的私人空间
在办公室里,私人空间是很宝贵的,必须受到尊重。“打搅了”、“不好意思”是有求于人或打断别人工作时必不可少的说辞。另外,谨记先敲门再进入别人的办公室,不要私自打开他人的电脑,不要私自阅读别人办公桌上的信件或文件,未经许可不可翻阅别人的名片盒。
2.办公室礼仪
关于电话:若打进的电话里找的同事恰巧不在,你要记得告诉对方是否有什么需要转告,如果有,用笔记下来,记得在同事回来后立即交给他。或者,请对方留下姓名与电话。
关于复印机:当你有一大沓文件需复印,而在你之后的同事只想复印一份时,应让他先用。如果复印机纸用完了,谨记添加;若纸张卡塞,应先处理好再离开,如不懂修理,就请别人帮忙。
关于走廊:除非必要,别打断同事间的对话。假如你已经打断,应确保原来的同事不被忽略。
3.保持清洁
关于办公桌:所有食物必须及时吃完或丢掉,否则你的桌子有可能会变成苍蝇密布的垃圾堆。
如果有公共厨房:别将脏了的咖啡杯放在洗碗池内,亦不要将糊状或难以辨认的垃圾倒入垃圾箱。此外,避免用微波炉加热气味浓烈的食物。若菜汁四溅,谨记抹干净后再离开。若你喝的是最后一杯水,请添补。
关于洗手间:如厕后谨记冲厕并确保所有“东西”已被冲走;若厕纸用完,请帮忙更换新的;废物应正确地抛入垃圾桶。
4.有借有还
假如同事顺道替你买外卖,请先付所需费用,或在他回来后及时把钱交还对方。若你刚好钱不够,也要在翌日还清,因为没有人愿意厚着脸皮向人追讨欠款。同样的,虽然公司内的用具并非私人物品,但亦须有借有还,否则可能妨碍别人的工作。
5.严守条规
无论你的公司如何宽松,也别过分从中取利。可能没有人会因为你早下班15分钟而斥责你,但是,大模大样地离开只会令人觉得你对这份工作不投入、不专业,那些需超时工作的同事反倒觉得自己多余。此外,亦别滥用公司给你应酬用的金钱作私人用途。
6.守口如瓶
即使同事在某项工作的表现不尽理想,也不要在他背后向其他人说起,说是道非最容易引起同事们的不信任。道理非常简单:当某同事在你面前说别人是非时,难道你不会怀疑他在其他人面前如何形容你?
上司通常极厌恶搬弄是非。若你向上司打小报告只会令他觉得虽然你是“局内人”,却未能专心工作。假如上司将公司机密告诉你,谨记别泄露一字半句。
7.切忌随意插话
别人发表意见时中途插话是一件极无理的事情,更影响别人对你的印象和你的信誉。在会议中(或任何别人发音的时候),请留心别人的说话。若你想发表意见,先把它记下,待适当时机再提出。
8.别炫耀
若你刚去充满阳光的海滩度假,当然不能一下掩盖你古铜色的肌肤,但也别连气也几乎喘不过来地在同事面前手舞足蹈地描述你愉快的假期;亦不要在尚是单身的同事面前夸耀你那俊朗不凡、体贴入微的妻子或恋人;又或在肥胖的同事面前自夸“吃什么也不会胖”,这样只会令别人疏远你。
9.多称赞别人
现代人可能太忙,对事情往往无暇做出正面的回应(例如,说声“谢谢”或赞美的话语),忽略了这种简单有效却随时能令对方助你一把的言辞。Lily的上司总是在每天下班前多谢她所做的一切和努力,令Lily非常满足,亦下决心要全力为上司工作。只要你多称赞别人,便可能得到不可估计的回报。
10.别浪费他人时间
浪费别人的时间是最常见的过错,许多人之所以要把工作带回家,全因只有这样才可在没有任何妨碍下完成工作。
别写长篇大论的电子邮件:可用标题显示“紧急”,内容也要务求简洁。
别抱着电话不放:即使是公事,也要简明扼要;假如你和别人通话时,一个更重要的电话进来,应请第一谈话方先挂线,迟些再回复他。
准时:对准时的人来说,要等待迟到的人开会绝对不是好事。
别烦扰上司:不要事无大小都请示上司。若真需要上司的帮忙,应先预备答案再寻求他的指引。
别多嘴:本来同事之间倾谈并无不妥,但也要自律。