德鲁克曾说:“管理上司是下属的责任,也是成为卓越经理人的关键。”其实,管理不是单向的,它是上级对下级、下级对上级的一个双向过程。当然管理上级不如管理下级那么容易,它更加讲究沟通的方式方法,更加依赖人的情商。
克服惧怕心理
经常听到有的部门这样吐苦水:向上级部门沟通常存在畏难情绪,害怕上级部门批评、追问。更有个别部门,把问题压着不向上级部门汇报,原因竟是害怕上级部门的批评指正,可以说是被上级部门的权威吓破了“胆”。
其实,与上级部门沟通时,首先就是要去掉一个“怕”字,即克服惧怕的心理,主动大胆地寻求与上级部门的沟通,真诚听取上级部门的指导意见,征求建议。即使受到上级部门的批评,也不要心慌意乱,要积极地向上级部门寻求帮助,找出解决办法。能得到上级部门的帮助和指点,对下级部门克服工作上的缺点和不足有重要意义。这样有胆量的沟通能及时消除上级对本部门的误解,了解上级部门的真实意图,更好地指导自己下一步的工作。
当然,克服惧怕心理与上级沟通,要充分表达本部门的真实想法,向上级展示本部门为此所做的工作与成绩。
多给上级提供参考意见
B服装公司鉴于销售业绩的不断扩大,决定在西南的C城市投资建设分公司,生产的服饰主要供应西南城市。市场分析部得知这个决定后,认为本公司的大部分利润多是长款风衣、加厚棉衣,而西南城市气候常年湿润温暖,这两款服饰在西南市场不大,如果投资在西南建厂,利润极低。为此,市场分析部专门与公司总经理办公会沟通,阐述理由,最后提出了三点建议。第一,建议不在西南设分公司。第二,若在西南设分公司,可考虑增加公司服饰产品款式、风格,满足西南多样性气候条件。第三,可与生产夏装的H公司联合,优势互补,共同投资在西南建厂。
显然,B公司的市场分析部做得很到位,在与上级的总经理办公会沟通中,不但真诚陈述原因,更重要的是提供了多条合理化建议,将工作靠前一步、深入一步。
在向上沟通时,要学会多出选择题,少出问答题,也就是多为上级提供参考意见,而不是只单纯地一味否定。要记住,上级要的是解决方案,而不是想听你的否定有多么合理。一个善于思考、做事负责的下级部门,是懂得为上级分忧解难的。所以,沟通时应该带着答案、预备好对策,也就是说,在与上级部门沟通的时候,应当尽可能多出选择题,而不出问答题,并且是尽可能出多选题,而非单选题。因为如果只带了一个答案,就表示除了这个没有更好的办法,显得思考不周、思路不开阔。
做到及时反馈
炮兵连军演发射炮弹的方法,就充分体现了下级及时向上级反馈的作用。当炮兵锁定射击的目标时,立刻将炮管指向目标,经由射击指挥所依据的目标、方位、距离,决定使用何种火炮、几号装药、射角、方向等资料,下达射击命令至炮阵地。炮阵地开始射第一发炮弹,观测人员将炮弹着地点与目标的偏差距离和方向,回报指挥所。指挥所立即将修正后的方向与距离等命令资料,再下达炮阵地,再试射一发。此次的落点一定较上次更接近目标。当试射炮命中目标时,全连火炮开始全面连续射击,将目标彻底摧毁。
这种一连串的流程体现了及时向上级反馈的重要性。下级部门在争取到与上级沟通的机会后,对于上级交办的事项,或者关系此事的工作进展,要紧盯进度,随时将情况反馈给事先沟通的上级部门。
任何上级已经安排下来的事项,当等到上级部门主动去提醒或追问时,就是下级部门失职的表现。作为下级部门,经过“斗胆”与上级沟通后交办的事项,如何推进的,进展到什么程度,有没有做好,收到了什么实效?这些问题永远都不要等到上级部门追问时才回答。这是下级工作负责、积极进取、有责任担当的表现。
上行沟通,一定要让情商在线,要保持一颗平常心,保持一种默契,真诚听取上级的指导意见,真心接受批评,以最低的沟通成本完成高效的工作。“上行沟通”要掌握以下几项原则:
第一,克服惧怕心理。要与上级坦诚相见,不要畏首畏尾、瞻前顾后,要以积极的态度与上级部门展开沟通交流。
第二,多为上级出谋划策。提出合理性参考意见,多替上级部门分忧解难,工作靠前一步、做深一步。
第三,及时反馈。对上级部门交办的事项确保事事有回音、件件有落实。