“沟通是个无底洞。”管理大师汤姆·彼德斯说,“人类的本性就是这样,为了使沟通更有礼节一点儿,时间更短一点儿,你必须与别人反复沟通。”我们需要有效的、积极的沟通,这也是实现极简管理、提高工作效率的首要途径。
其实,沟通本身无处不在,现代化的沟通手段比过去丰富很多,可以使沟通随时、随地发生。然而,研究者发现,内部沟通中,至少有80%的会议、电话、E-mail等属于分享信息,对行动没有帮助,不是为最后决策而沟通,如果对方把这些信息忽略了的话,也不会造成严重后果,真正对实际行动有用的沟通可能还不到20%,这就很容易出现“议而不决,决而不行”的情况。
此外,工作节奏加快、闲暇时间有限也使人们缺乏倾听的耐心,散布消息或快速搜寻对自己有用的信息成为沟通的主要目的,这也是谣言比正常渠道发布的信息速度快、传播范围广的重要原因——人们不愿意花时间认清本质,深入事件发展进程。
工作中的沟通就是为了能让工作变得极简而高效,因此沟通也应该用极简的方式。日常的沟通一定要简要直接。能站着沟通,就不要坐着沟通。不讲套话、不讲多余的话,把最重要的信息首先传达给对方,然后把需要讲的话说完就可以了。
站立式沟通是实施极简沟通的一个有效方法。有些事情没有必要坐下来讨论。如每周第一个工作日的晨会,部门经理只要站在黑板前,把一周要做的事情在黑板上描述一下,把自己的信息与其他经理沟通一下就好,而且时间不必很长,只要讲清楚你要让大家做什么、怎么做就可以了。
有些公司还规定,任何管理人员到车间现场不准坐下,因为到下边是去发现和解决问题的。发现问题就站着商量,如何解决问题就到办公室深入讨论,因此在现场不能坐。这样一来,所有的问题就简单了。车间员工知道上级是来工作的,不是来闲聊的,这种行为无形中就传达了一种良性信息。
会议也同理。实行简短会议不但节约了时间,还培养起员工们一种思维习惯和方式。好的会议方式是最能培养人的。在会议上,每个人都尽量严格控制讲话时间,把最重要的信息传递给大家,坚持不讲废话。
沟通的目的是传达信息,而不是为了说服对方,这也是实现极简沟通的重要途径。很多管理者都有一定要说服对方的欲望,从而导致了沟通无法停止,造成了沟通在时间和空间上的无底洞。
都说“有话则长,无话则短”,但这个并不是极简,极简是“有话则短,无话则不说”。极简,从字面上理解就是极其简单。它意味着直截了当,意味着不拖泥带水。