作为打电话者应尽量为接话一方着想，这样可表现出一个人的风度。在你所有交涉的电话中，有一些可能是商业电话。这就要求你必须具备一定的商业基本常识和礼节。以下几点是你打电话时应该考虑的几个方面：

1．理清自己的思路

当你拿起电话听筒之前，应先考虑一下自己想要说些什么。不要在毫无准备的情况下给他人打电话，你可以在自己的脑海中设想一下要谈的话题，或草草写下想说的事情。

2．养成随时记录的习惯

在你的桌上，应时时放有电话记录用的纸和铅笔。一手拿话筒，一手拿笔，以便能随时记录。

3．立即表明自己的身份

当你拿起电话时，首先道出自己的身份以及自己所属的组织的名称。

4．确定对方是否具有合适的通话时间

当你给他人打电话时，他们也许正忙于自己的某一事情。你应当表明自己尊重他们的时间，并给他们足够的时间作适当的调整。你可以在开始讲话时向对方问一下：

·“您现在接电话方便吗？”

·“您现在忙吗？”

·“您现在有时间同我谈话吗？”

·“这个时间给您打电话合适吗？”

·“您能抽出点儿时间听听我的话吗？”等等。

5．表明自己打电话的目的

当你接通电话时，立即向对方讲明自己打电话的目的，然后迅速转入所谈事情的正题。职业专家们认为，商场上的机智就在于你能否在30秒内引起他人的注意。最有效率的经理几乎从来不在打电话上花费更多的时间。

6．给对方足够的时间做出反应

即使你想迅速解决某一紧急的事务，也应该给对方足够的时间，让他们有机会对你的要求做出反应。如果你拿起电话没完没了地说个不停，那会使对方产生误解和不耐烦地情绪。

7．避免与旁人交谈

当你打电话时，如果你中途与身边的其他人说话，这是极不礼貌、也不合适的行为。如果你万一这时有一件更加重要的事情需要处理，你应该向对方道歉，并讲明理由，然后以最短的时间处理完这些事情，不要让他人久等。如果你考虑到对方等候的时间可能会很长，你可以向对方道歉，然后过一会儿再打过去。但在你打电话时，最好要避免这种情况的发生。

8．设想对方要问的问题

当你在电话中与他人进行商务谈话时，对方肯定会问你一些问题，所以你应该事先准备好如何做出回答。一位公司的总经理助理给城外的分公司的一位专家打去电话，请他参加总公司的会议，那个专家听后立即说道：“为什么我要跑这么远去参加这个会议呢？”在这种情况下，一般人们的回答可能是：“我想您最好来这儿。”但如果你事先预想到了这样的回答，并且能十分机智地给予反馈，你就可以回答说：“您是这方面的专家，今天我们讨论的问题恰巧在您的研究范围之内，因此如果您能光临，会对我们有很大帮助。”听了这些话，那个分公司的专家当时就改变了态度——“好的，我会准时参加的。”

9．不要占用对方过多时间

当你主动给别人打电话时，尽可能避免占用对方时间过长。如果你要求对方查找一些资料或说出某个问题的答案，就可能占用电话时间过长。因为大多数情况下，对方不一定马上就能替你找到资料，或者立即给你做出一个肯定的答案，你必须给予对方一定的时间。如果你给他人打电话时间过长，对方可能十分反感。因为也许他正等着处理某一事情，他内心期望你立即放下电话。因此，当你考虑到对方可能要一段时间才能给你答复时，你可以要求对方回电话告知你，或者你过一会儿再打过去，这样就不会过长时间地占用他人的电话线，以影响他人的事务。

10.适时结束通话

一般工作时间通话过长，意味着不尊重对方，因为对方也有许多工作等着处理。你以为对方听得津津有味，也许他正在抓耳挠腮，揉眼睛，恨不得早点挂上话筒。爱在电话里夸夸其谈的人，最好在桌上放一台闹钟，以便控制通话时间，及时提醒自己：该结束了。

结束通话时，要把刚才谈过的问题适当总结一下。比如说，“我将在星期五中午告诉你最后的数字”，或：“我看双方还需要再作些调整才好定案。找时间再谈一次如何？下星期二你方便吗？”等。不要把问题挂在那里，说了半天等于没说。

最后应说几句客气话：“很高兴和你交谈”。另外放话筒的动作要轻，否则对方会以为你在摔电话。话筒没放稳前，千万不可发牢骚，说怪话，对刚才的交谈妄加评论，以免被对方听到。