一提起“秘书”，许多人的脑海里立刻涌现这样的形象，第一，她是一位小姐；第二，她是一般机构中均属可有可无的人物（花瓶）。这种看法让人非常遗憾。产生这种看法的主要原因，在于主管未能正视秘书的工作性质。实际上，现在很多文章、电视剧误导了大家对秘书的认识。认为“秘书”是女的为好，男人则应该是“助理”。秘书也好，助理也罢，不在于他们是男是女，而在于他们的工作能力和工作。

在许多领导心目中，秘书的工作不外乎接打电话、接待来访、打字、速记与管理档案。固然这些工作都属于秘书的职责，但秘书所能履行的与所应履行的工作并不只限于这一点。

美国的“全国秘书协会”曾费尽心机地为“秘书”下这样的定义：“秘书即是行政助理，她（他）具有处理办公事务的技能，在无直接监督的情况下，足以承担责任，能运用自发力与判断力，以及在指定的权限内，有能力制定决策。”由此定义可知，秘书是具有特殊身份的幕僚。这种特殊身份表现在秘书与领导的紧密的工作关系上。

能符合上一定义的要求者并不局限于女性，有迹象显示，愈来愈多的男性从事秘书工作实际效果更好。其次，在秘书的配合与协助下，领导与秘书应组成组织内部的一个小型的“管理队伍”。所以，将秘书视为一般机构中可有可无的边缘人物，是极为错误的。

既然领导和秘书是组织内部的小型管理队伍的成员，这两个成员之间务必相互合作，以避免浪费彼此的时间。领导与秘书之间必须定期地（至少半年一次）沟通，消除自己与对方的时间误区，然后再共同研究跨越这类时间陷阱的办法。

当领导的时间陷阱及秘书的时间误区经过上述的步骤被寻找出来后，领导与秘书必须坐在一起分析两个人的时间误区之间的关系，借以了解每一个人如何为对方制造时间陷阱，以及了解将来应采取哪些措施，方可避免为对方制造时间陷阱。

除了采取上述方法探索及回避领导与秘书之间的时间陷阱之外，领导首先应搞好对秘书的甄选及训练工作，以确保秘书成为他的管理队伍中的左臂右膀。