下面，我将与大家分享同媒体记者打交道时，应提前做好哪些准备。
本书的读者肯定有一些人是从事公关相关工作的，他们可能会面临着一些困惑和烦恼，比如“想构建与媒体之间的合作关系，但不知道应该从何做起”“想强化与媒体之间的合作关系，但不知道应该从哪儿发力”等。
在与媒体记者接触之前
作为与媒体记者接触的前提，希望大家能牢记下述三点：
一是“媒体人都非常忙”。当然，在社会上打拼的每个人都很忙，但是，与绝大部分人相比，媒体人格外忙，因为他们做每件事都有严格的时间限制。越是出名的媒体人接到的“采访邀请”就越多，甚至达到了应接不暇的程度。恐怕他们内心最真实的想法就是“不要什么事都来找我报道”，“希望你们尽可能地对信息进行筛选，我想要的只是真正值得报道的优质信息”。
有鉴于此，大家最先要做的就是充分认识并理解媒体记者每天都忙得不可开交的真实现状，这一点非常重要。
二是“每个人的兴趣和关注焦点各不相同”。每个媒体关注的焦点各不相同，这一点大家都能理解。但是，实际上，在同一媒体内不同记者的分工和专长也是不同的。
以家电专业杂志为例，编辑A可能是电饭锅、微波炉等厨房电器专家，编辑B可能是音响和电视等黑色家电专家，编辑C可能是手机和智能设备类数码家电专家……
当计划宣传自己公司的新型咖啡机时，如果你需要发邮件邀请媒体，与直接用“家电专业杂志××部门公启”相比，使用“家电专业杂志××厨房家电负责人A君亲启”的标题显得更加自然亲切，无疑是更为合理的选择。因为对A而言，新型咖啡机的信息是他需要的。
可能许多人会有一个疑问：“怎样才能知道谁具体负责什么项目呢？”特别是，“在与对象媒体之间没有任何交集的情况下，根本没办法了解清楚啊”。
实际并非如此，确实是有办法了解的。
下面，我们将以报纸媒体为例进行思考。当你浏览一份全国性报纸时，是不是经常会看见以“报道人××”的形式刊载的记者姓名呢？如果经常关注，就会发现，“负责厨房家电栏目报道的总是同一个人”。
此外，在杂志里，虽然基本不会出现编辑的名字，但是几乎每篇文章都会刊载撰稿人或设计师的名字。由此，我们可以掌握“这个人经常负责厨房家电专刊”的信息。在电视节目中，片尾字幕也会弹出演职人员名单和制作公司名称。
利用SNS进行跟踪也是非常有效的。由于报纸杂志和电视节目的员工进行工作交接时，往往会发一些感言，因此通过跟踪观察，就可以发现“这个人开始负责某某领域了”等线索。
最重要的就是发现那些“接收到信息会感到高兴或感兴趣”的对象，然后将信息传达给他们。
因此，要先找到一家合适的媒体，确认“这家媒体在接到邀请后会派人来采访，并且将自家商品和服务的价值精准地传递给最想推送的对象（顾客）”。如果可能的话，最好能够分析出“应该将信息发送给目标媒体的哪个人最合适”。
顺便提一下，在与媒体的记者们构建了关系之后，公关人员可以要到对方的脸书（Facebook）、领英（LinkedIn）、Eight（名片管理）等社交账号，从而及时查看对方发布的动态。在看到他们发布的关于私人状况的留言后，公关人员可以了解到一些有价值的动向信息，比如，“这个人是冬季运动爱好者”“那个人自从生了孩子之后，生活方式发生了根本性的变化”等。这些对方关注的事项，就是我们了解“发送什么样的信息才能吸引他的注意”的关键。
三是“重要的是质量优先，以质取胜”。媒体的从业人员往往终日忙碌，没有空闲时间，并且每个人的兴趣和爱好也千差万别，这都增大了开展公关工作的难度。
尽管大家都知道这些特点，但是在开展公关工作时，公关人员还是容易陷入盲目追求数量的误区。有些公关人员会向大量媒体频繁发送他们不关心的信息，严重影响宣传效果，比如“想向尽可能多的媒体从业人员发布信息”“想尽可能多地发布信息”等。
有些公关人员还抱着“想结交尽可能多的媒体从业人员”的目的，一见到名片交换会就挤破了头去参加。他们将拥有的名片数量当成自己的业绩，并且到处吹嘘“我和这个媒体的人员交换了名片，我还有那个媒体负责人的名片”等，这也是一种经常出现的错误倾向。
此外，还有公关人员会以“将我们公司的资料一起发送给您，谨供参考”为理由，在没有提前打招呼的前提下，贸然将数十页厚的公司简介、新产品说明书等资料一并邮寄给媒体，希望通过以“信息量”取胜的策略取得理想的效果。
但是，我认为作为“与对方构建长期信任关系”的公关活动的开端，这种方法是没有任何效果的，反而会引起对方的厌烦情绪。这是因为收到资料的媒体记者会将这种行为认定为公关人员在向多家媒体群发，怀疑你“肯定也向其他媒体发送了相关信息”，从而对公关人员产生负面印象。与之相比，公关人员最好直接和对方说“有些事情想与你沟通”，这样对方可能会愉快地接受。当然，如果对方觉得“突然间将彼此的距离拉得如此之近，会令氛围变得尴尬沉闷”，就会适得其反，落个竹篮打水一场空的结局。但是，我认为认真思考“怎样传递信息才能令对方感到愉快”的意识，是极为重要的，无论何时都不能忽视。
有鉴于此，我认为在与媒体接触时，切忌心浮气躁、急于求成，不能盲目地追求以量取胜，而应静下心来，“先从与某个人构建关系”开始，逐步向前推进，只要这样做，一定可以取得理想的效果。