沟通时，许多人会将关注点放在“自己说了什么”上，而忽略了沟通的关键在于对方能够接收到多少信息，能否有效地理解相关的沟通内容。有时候人们自认为说了很多信息，自认为已经表述了相关的内容，却不清楚他人的想法，不清楚自己的表达是不是到位。

从信息沟通的角度来说，一个完整的沟通流程应该是，一方传递信息，另一方顺利接收信息，并且做出反应。如果另一方没能理解和接收相关信息，那么沟通活动就处于失败的状态。本章重点谈到了信息压缩和沟通流程简化的话题，目的是让沟通者轻装上阵，对相关的表达进行简化处理，避免复杂化，保证信息接收更加简单。但是在很多时候，信息的简化并不意味着删减和压缩，而在于形式上的归纳和整理。

比如一些人在谈到某个话题时，会一次性提出多条内容，或者谈到多个要点。这些内容实际上无法进行压缩或者删减，一旦盲目简化，就可能会导致重要信息的遗漏。但内容上的不可简化并不意味着形式上就无法进行简化，只要表达得当，一样可以让信息接收者觉得更加轻松。

比如某个领导在会议上对下属提出了一大堆的要求：下周开始，每个人必须注意衣服的整洁，不能出现邋里邋遢的装扮；每天早上都要保持桌子的洁净，公司会进行突击检查；而且，我希望每个员工在上班时保持好的状态，不要无精打采；所有人本周之前要写一份总结报告；还有上次让大家修改的方案都呈交上来；各部门的经理应该在会议之后将会议指示印发下去；公司准备进行安全检查，所有职工宿舍的线路和电器都要接受检验；公司办公室内的空调也要统一进行更换。

在上面这段简单的谈话中，领导一共传递了八个重要信息，而这八个重要信息是否会被大家一一记住呢？恐怕很难。对于多数倾听者而言，他们无法在第一时间完全记住对方说了什么。哈佛心理学家乔治·A. 米勒曾经提出了有关短期记忆的七块信息区的理论。在乔治·A. 米勒看来，一个正常人在日常的一次性记忆中（不是重复或者强行记忆），往往只能记住大约七条信息（一般为五至九条），这些信息能够在大脑中短暂地保存一段时间。如果信息太多的话，大脑的反应能力和短期记忆能力就会大打折扣，并且自动屏蔽超出范围的相关信息。

所以在那些信息量比较大的沟通中，无论是沟通者还是信息接收者，都需要想办法确保沟通内容更容易被人记住。这里就可以运用到金字塔原理。金字塔原理简单来说就是一种层次上的概括和细分，每一层次的思想观点都是对低一层次思想观点的解决，而同一层次的思想观点属于同一范畴且具有逻辑顺序。

运用金字塔原理对上面的谈话进行整理，就可以发现多达八条信息的谈话完全可以在形式上进行简化，变成三个大项目。按照这三个大项目分别进行记忆，效果会更好一些。

注意形象： 下周开始，每个人必须注意衣服的整洁，不能出现邋里邋遢的装扮；每天早上都要保持桌子的洁净，公司会进行突击检查；而且，我希望每个员工在上班时保持好的状态，不要无精打采。

处理文件： 所有人本周之前要写一份总结报告；还有上次让你们修改的方案都呈交上来；各部门的经理应该在会议之后将会议指示印发下去。

安全检查： 公司准备进行安全检查，所有职工宿舍的线路和电器都要接受检验；公司办公室内的空调，坏掉的也要进行更换。

如果说简化信息的内容、压缩信息传输通道都是为了提高信息传输的效率，那么对相关信息进行总结和概括，就是为了提升他人信息接收的效果。这种概括是为了将同一类信息进行归类，从而提升沟通的便利性和针对性。除了划分同一范畴之外，同一类型的思想观点还需要进行逻辑顺序的整理，这同样是为了提升个人表达能力以及强化他人对于信息接收的效果。

有个员工准备向董事长汇报会议时间安排的事情：“董事长，我联系了一下销售部的王经理，他正在处理一起客户投诉问题，因此下午两点的会议没有办法出席了。财务部的胡经理抽不出时间，他下午要去税务局处理财务问题，他建议会议明天进行也可以，但是最好明天中午十二点，因为他明天早上可能还要去一趟税务局。负责这一次会议的副总莫先生刚刚也打来电话询问今天下午是否如期举行会议，后天他将会出差。还有一点，别忘了，明天晚上您还要在会议室接待来宾，我已经做好了相关安排，因此我建议将会议延期到明天下午进行，不知道您的意思怎么样？”

这段话听起来非常别扭，董事长听了估计头都要大了。此时如果有人愿意将这段话进行梳理，那么意思就会通顺很多：“董事长，我看将原定会议改成明天下午比较合适。因为销售部的王经理要处理客服问题，财务部的胡经理明天下午之前都会待在税务局，而副总后天还要出差，再加上明晚会议室没有空，我觉得明天下午安排开会最合适。”经过这样一番巧妙的解释，整个顺序就被理清了。

人们听到或者看到某一段话的时候，通常会按照这些话的前后关系来理解，并做出相应的判断。因此沟通者在表达的时候需要维持每句话之间的联系，不能随意进行组合，不要出现跳跃、重复、次序颠倒的情况。混乱的表达往往会给信息接收者带来巨大的负担。

无论是进行概括和归纳，还是把握逻辑顺序，都是运用金字塔原理的典型方式，目的是让相对混乱繁杂的信息以一种更合理的形态表现出来，保证双方的沟通可以更加轻松简单。