在沟通之前，尽可能把握沟通对象的信息，是高效沟通的前提。毕竟只有了解对方的相关情况，掌握对方的相关信息，才能在沟通和对话中找到突破口，把握住最佳的话题。

对于那些优秀的沟通者来说，事前的准备工作中，最重要的一项就是尽可能多地收集对方的个人信息。要了解他人首先要了解“对方是什么人”。这里主要是指弄清楚对方的姓名、职业、年龄、工作状态、工资水平、相关成就、生活习惯、拥有的资源，这些信息是人们展开对话的基础。了解这些基本信息，才不至于在谈话中陷入无话可说的境地，出现尴尬的场景。收集并了解他人的基本信息，了解对方主要做什么，无疑会让自己对他人有一个比较明确的定位。这种定位决定了双方之间的基本交流。

比如在准备与客户谈论合作事宜的时候，一方通常需要主动调查和了解客户的基本情况：客户的名字、客户主要从事什么工作、客户的生意怎么样、客户之前的合作记录如何……人们在展开合作对话之前，就应该制订客户档案，并推测出客户的发展前景和薪酬福利状况变化，相关的规划、政策和制度、盈利能力等。不仅仅是合作时需要收集，竞争对手之间也需要对基本信息进行收集。毕竟只有了解自己的对手是什么人，才能够更好地与之进行沟通和对话。

哈佛大学有位非常博学的教授。许多人在拜访他之前都对此有所怀疑，但拜访他之后都坚信不疑地认为他是一个知识渊博的人。因为无论拜访者是谁，他都可以针对对方的特长提出很有深度的见解。这样出色的能力让所有人都感到惊讶。他们都认为这位教授是一个无所不能、无所不知的全才。但事实上，真相非常简单：当教授得知拜访者是谁的时候，就会特意打听对方的特长和性格特征，了解对方是什么样的人，然后预先针对这些特长查阅大量的资料，因而能够在谈话过程中拓展话题的宽度，挖掘话题的深度。这使得他每次都可以与客人侃侃而谈，并且说到对方的心坎里去。

管理学家戴维·艾伦在《尽管去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done）这本书中说道：“把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情刚出现时就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”

除了掌握对方的基本信息，了解对方是什么人，还需要了解对方有什么需求。重点了解对方的沟通需求。换句话说，沟通者准备以何种方式引起对方的兴趣。事实上，只有把握了他人的需求，才能在沟通中掌握更多的筹码和主动权，让他人产生进一步沟通的意愿。他人需要什么，对什么感兴趣，是个人参照系统中的一部分。了解其他人的具体需求，就可以重新组织自己的信息以迎合对方的需要。

这种需求可以是精神和情感上的，也可以是物质利益上的。无论是哪一种，沟通者都需要提前对沟通对象进行了解和调查，弄清楚对方的现实需求，然后才能对症下药。许多人常常不注意事前调查，沟通时只是按照自己的理解去说，按照自己的立场去要求对方怎么做，这样往往会让自己失去沟通的方向性和针对性。

有个工程师发现了一项新的合成技术，可是由于缺乏研究和运作资金，他的实验室难以维持正常的运转。这个时候，他准备邀请一些企业家进行合作，请他们为自己提供更多的资金支持。为此他举办了一个简单的聚会。在聚会上，工程师花费了很多精力介绍自己的新技术，并认为将会有很多领域运用这项技术。可是一些心仪的大企业家并未表现出足够的热情。在他们看来这项技术似乎并没有什么太大的用处。

看到大家的态度都很冷淡，工程师意识到这项技术更多时候停留在理论上，而企业家看重的是自己的产品是否能够赢得市场的关注，关心的是技术能否给自己带来高额的回报。工程师的这次聚会并无收获，但是他事后主动了解了这些公司的产品类型和市场规划，了解了对方的现实需求。其中一家玻璃公司引起了他的注意。这家公司准备开拓欧洲市场，但是他们的玻璃制造成本一直居高不下，产品也并不比欧洲企业更好，因此不敢盲目出击。不久之后，他给这个玻璃制造商发了一封邮件，在邮件中工程师特意说了这样一句话：“我知道你们的玻璃准备开拓欧洲市场，我想我们可以合作。我最新研发的合成技术可以用于玻璃制造，它可以让玻璃的重量减轻20%，硬度提升30%以上，成本则会降低25%。”

这封邮件发出后不到两个小时，制造商就给工程师打来电话，表示希望见面讨论合作事宜，并且愿意投资几百万美元的研发资金。

不论是对方是什么人，还是对方的现实需求，沟通者都需要进行全方位的了解，然后提前制订一个简单的信息资料库。这个信息库能够有效帮助人们掌控好沟通的方向。等到沟通结束之后，沟通者可以将沟通中获得的信息纳入到信息库中，完善对方的信息，为下一次的沟通奠定更好的基础。这个信息库中不仅包含了上面的内容，还应该包括演说稿、通信文件、演示材料、问题回答单及分发资料等，掌握这些才能真正制造完善的信息库。